في مختلف مجالات نشاط الأفراد والكيانات القانونية ، يتم استخدام نظام تصنيف المستندات المعتمد في أراضي الاتحاد الروسي. يتم تجميع الأوراق وتخزينها وتداولها واستخدامها من خلال نظام مثل العمل المكتبي. في هذه المقالة سوف ندرس جميع جوانبها. ضع في اعتبارك مفهوم المستندات وتصنيفها ووظائفها والجوانب الأخرى للقضية.
العمل المكتبي: أحكام عامة
بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن دعم التوثيق هو مجال خاص من النشاط ، والذي يتكون من تصميم وتشكيل وتخزين ومعالجة الأوراق. يتعلق الأمر بكيفية ظهور الوثيقة والمعلومات الواردة فيها ، وكيفية تنفيذ تنظيم العمل بها ، وتعتمد إلى حد كبير على حسن توقيت وصحة اتخاذ قرار إداري أو آخر ، وهو أمر ذو درجة معينة من الأهمية. تأخذ الأوراق في الاعتبار وتعكس أنشطة المؤسسات والشركات والشركات. في هذا الإتصالحفظ السجلات بمثابة وصفة طبية للقانون. في عملية التدقيق ، أولاً وقبل كل شيء ، تخضع تلك المستندات التي تسجل أنشطة الشركة للمراجعة.
الإطار التشريعي
قبل تحليل أنواع الوثائق وتصنيفها ، يُنصح بالتعرف على الإطار التشريعي. وبالتالي ، فإن القانون الاتحادي ، الذي ينظم المعلومات وحمايتها ، يحدد الالتزام بتوثيق المعلومات ويحدد عددًا من الإعدادات الأساسية. يهدف القانون المعياري المسمى أيضًا إلى تنظيم العلاقات الناشئة عن التطوير والاستخدام اللاحق لتقنيات المعلومات. وتجدر الإشارة إلى أن التوثيق الإلزامي تحدده قوانين أخرى. على وجه الخصوص ، يحدد القانون المدني للاتحاد الروسي الإطار القانوني للأنشطة والإجراءات المقابلة لعمل المكتب. يحدد قانون الضرائب للاتحاد الروسي الأوراق الضريبية القياسية ، والتي تشكل أيضًا أحد تصنيفات المستندات. من خلالهم ، يتم توفير المحاسبة للأعمال التجارية للأفراد والمنظمات ، وكذلك توقيت استقطاعات مدفوعات الضرائب والرسوم لموازنة الدولة.
إلى جانب ذلك ، يحدد القانون الحالي عينات من الأوراق. وبالتالي ، ينص القانون المدني للاتحاد الروسي على متطلبات محتوى وتكوين العقود التأسيسية والاتفاقيات والمواثيق وما إلى ذلك. تحدد اللوائح نماذج تلك المستندات التي سيتم إرسالها باستخدام الطرق المختلفة المستخدمة اليوم.
تصنيف مستندات RF
من الجدير بالذكر أن النظام الإداري للعمل المكتبي للاتحاد الروسي يتضمن تصنيفًا ذا طبيعة متعددة المستويات. من المستحسن النظر فيه بمزيد من التفصيل. يفترض التصنيف الرئيسي للوثائق وجود المكونات التالية:
- أوراق تنظيمية وإدارية. يُنصح بتضمين القرارات والبروتوكولات والتعليمات والمواثيق والأوامر والأحكام هنا.
- أوراق المراجع والمعلومات المدرجة في تصنيف الوثائق ذات الطابع العام. نحن نتحدث عن الشهادات والمذكرات والأفعال والبرقيات والرسائل وما إلى ذلك.
- وفقا للأفراد. من المهم ملاحظة أن هذا التصنيف للوثائق يشمل البيانات ، ودفاتر العمل ، والخصائص ، والعقود ، والأوامر ، وما إلى ذلك.
من المعتاد تفرد مثل هذه الأشكال من المستندات مثل الفردية والقالب والمعيار. تشكل العينات المقدمة تصنيفها للوثائق حسب الغرض.
أنواع أخرى من المستندات
من الجدير معرفة أن المستندات يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة في المحتوى. تصنيف المستندات المحاسبية في مكان القبول يعني وجود أوراق خارجية وداخلية. بناءً على الأصل ، فهم يميزون بين الوثائق الشخصية والرسمية. وفقًا لعمر التخزين ، من المعتاد تصنيف الأوراق المالية إلى أوراق دائمة ، وكذلك أكثر أو أقل من 10 سنوات. وفقا لعلامة الدعاية ، تم اعتماد تصنيف خاص للوثائق التنظيمية ، مما يدل على وجود أوراق سرية وغير سرية. يضاف أن المجموعة الأولى تضم سرية و تامةوثائق سرية. وفقًا لطريقة التسجيل ، من المعتاد التمييز بين المواد الصوتية والمكتوبة بخط اليد والمواد الإلكترونية والرسومات والتصوير الفوتوغرافي والأفلام وما إلى ذلك. التجميع الأخير يسمى أيضًا تصنيف المستندات حسب الميزات.
مستندات عاجلة و غير عاجلة
يمكن تصنيف الأوراق المالية إلى مستعجلة وغير عاجلة. وفقًا للمراحل ، من المعتاد التمييز بين المسودات والمقتطفات والأصول (بمعنى آخر ، الأصول) ، وكذلك النسخ. يتم تضمين الوثائق ذات طبيعة الدولة في فئة منفصلة. وفقًا للتشريعات الحالية ، تصدر الهياكل المرخص لها التعليمات والأوامر والتعليمات والأوامر والقرارات والمراسيم والقرارات.
وثائق أساسية
من المستحسن النظر في فئة ضخمة نوعًا ما من المستندات الأولية بشكل منفصل. يتضمن ذلك أوراقًا تحتوي على معلومات أساسية تم الحصول عليها أثناء عملية البحث والتطوير والمراقبة والأنشطة الاجتماعية الأخرى. وتجدر الإشارة إلى أن التوثيق الأساسي في قسم المحاسبة يتشكل أثناء تنفيذ العمليات ذات الأهمية الاقتصادية. إنه بمثابة دليل أو دليل على بعض الحقائق التي تم تحقيقها بالفعل. تتضمن مجموعة أوراق المصدر ، على سبيل المثال ، الشهادات والأفعال والفواتير والمذكرات وما إلى ذلك. بالنسبة لمعظمهم ، تمت الموافقة على نماذج موحدة خاصة. على سبيل المثال ، حتى الآن ، تم إنشاء نماذج خاصة من المستندات للمحاسبة عن العمليات التجارية والأصول الثابتة والتسويات النقدية والعمالة.
تفاصيل المستند
في حالة عدم وجود نموذج موحد لورقة معينة ، يتم تكوين نموذج داخلي في الشركة. ومع ذلك ، في أي حال ، يجب تقديم تفاصيل معينة هناك:
- اسم المستند.
- تاريخ التجميع.
- اسم المنظمة.
- جوهر العملية الاقتصادية أهمية
- أجهزة القياس
- قائمة الموظفين الذين يعملون كمسؤولين
- التوقيعات الشخصية للموظفين المعتمدين.
عمل مكتب داخلي
وفقًا لتعليمات إدارة الهيكل وبمبادرة من رؤساء الإدارات المستقلة ، فإن تطوير الأحكام المختلفة أمر مهم. تتضمن هذه المجموعة من الأوراق الأفعال القياسية والفردية. وتجدر الإشارة إلى أن محتوى هذه الأخيرة يتعلق بشكل أساسي بوحدات الإدارة والأقسام وورش العمل التي تشكل جزءًا من الهيكل التنظيمي للشركة. التوثيق النموذجي ، كقاعدة عامة ، يتعلق بورش الإنتاج الرئيسي.
يجب أن تعلم أن مشروع اللائحة من إعداد المقاول ، وبعد ذلك يتم الاتفاق مع الإدارة القانونية للشركة. في حالة ظهور اعتراضات أو تعليقات ، يتم ذكرها على ورقة منفصلة أو على نسخة ثانية من النسخة الحالية. العمل الرئيسي ذو الطبيعة الإدارية في المؤسسة هو أمر المدير. بمساعدة هذا المستند ، يمكن وضع إجراءات نشاط الهيكل والقرارات والتعليمات وأنواع مختلفة من الأحداث ونتائج العمل أو نتائج عمليات التدقيق.
تقرير وتوضيحي وملاحظة خدمية
المذكرة هي وثيقة تنص على حقيقة أو قضية معينة أو استنتاج أو اقتراح. من الجدير معرفة أنه يمكن إرسالها إلى إدارة المنظمة أو هيكل أعلى. يجب فهم المذكرة على أنها نوع من الرسائل ، أحد أشكال النوع الداخلي للمراسلات في الشركة. كقاعدة عامة ، يتم إرسالها من الأقسام الهيكلية إلى أي مرسل إلى الشركة على الإطلاق. الاستثناء هنا هو التوجيه المباشر. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه يمكن أيضًا إرسال مذكرة من قبل مسؤول شركة معين. يمكن تعريف المستند المسمى على أنه إعلامي أو استباقي أو تقرير.
يجب اعتبار الملاحظة التوضيحية كورقة تشرح محتوى بعض أحكام القانون الرئيسي (برنامج ، تقرير ، خطة). بالإضافة إلى ذلك ، يمكنها شرح أسباب عدم تنفيذ التعليمات من القيادة أو انتهاك الانضباط.
تعليمات
التعليمات مصنفة حاليًا إلى مجموعتين. تنظم المستندات التي يتم تضمينها في الفئة الأولى إجراءات تنفيذ عملية معينة في مؤسسة يشارك فيها المسؤولون والأقسام وما إلى ذلك. وتجدر الإشارة إلى أن التوصيفات الوظيفية (المجموعة الثانية) هي التي تحدد حقوق وواجبات ومسؤوليات ووظائف موظفين معينين. يمكن أن تكون هذه الأوراق بمثابة شرح للإجراء الذي ينبغي بموجبه تنفيذ تعليمات الأوامر والقوانين (المراسيم والأوامر وما إلى ذلك). يجب أن يضاف أن الأوصاف الوظيفيةقد تكون ذات مدة ثابتة أو دائمة. ومع ذلك ، تتم مراجعة الأوراق المالية الدائمة ومراجعتها كل 3-5 سنوات على أي حال.
الخلاصة
إذن ، لقد نظرنا في المفهوم والتصنيفات الرئيسية للأوراق المالية والجوانب الأخرى للموضوع. في الختام ، تجدر الإشارة إلى أن العمل المكتبي اليوم في أراضي الاتحاد الروسي هو فئة متطورة إلى حد ما. في المرحلة الحالية من حياة الإنسان ، يشمل هذا النشاط ضمان التكوين الكفء وفي الوقت المناسب للوثائق الضرورية ، فضلاً عن تنظيم العمل مع الأفعال (على وجه التحديد ، استلام ونقل ومعالجة وإعداد ومراقبة وتخزين وتسجيل وتنظيم ، والتحضير لـ أرشفة وإتلاف). يتم تنفيذ تنظيم تكنولوجيا المكاتب وفقًا لعدد من المجالات. يُنصح بتضمين التقييس والتنظيم التشريعي ، فضلاً عن تشكيل الإجراءات القانونية والتنظيمية والمنهجية ذات الأهمية الوطنية.
بطريقة أو بأخرى ، تتطلب المنظمة وحفظ السجلات اللاحقة التواجد الإجباري للمهارات الخاصة والمعرفة المهنية. لذلك ، لتنفيذ هذا العمل في الشركات ، يتم إنشاء الإدارات أو الخدمات المناسبة. وتجدر الإشارة إلى أنه في الشركات الصغيرة ، يعمل السكرتارية في الأعمال المكتبية ، والموظفون المرخص لهم من قبل الرئيس مسؤولون عن حالة وثائق المؤسسة. في أي حال ، يجب أن يكون لكل مجموعة من المستندات مكانها. عادة ما يتم تخزينها في خزانات خاصة مقاومة للحريق. وأخيرًا ، قد يخضع الموظفون لإجراءات تأديبية بسبب حفظ السجلات بشكل غير لائق. يجب تذكر ذلك عند تطبيق المعرفة في الممارسة.
