الاتصال ضروري لنجاح أي منظمة. هذا نوع من "نظام الدورة الدموية" لأي مؤسسة. حقق المدراء التنفيذيون الناجحون وكبار المديرين والمهنيين الأكفاء النجاح إلى حد كبير بسبب مهارات الاتصال. كيفية تعزيز وتطوير الاتصالات الشخصية والجماعية والتنظيمية في وقت واحد سيتم وصفها بالتفصيل في مقالتنا.
عملية الاتصال - ما هي؟
الاتصال هو إجراء لتبادل المعلومات ، على أساسه يحصل المدير على المعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات فعالة ، كما يقدم القرارات المتخذة لموظفي المؤسسة. في حالة ضعف أداء الاتصال ، قد تكون القرارات خاطئة. لن يفهم الناس جيدًا ما تطلبه السلطات منهم ، وهذا محفوف بانهيار العلاقات الشخصية. غالبا ما يتم تحديد فعالية عمليات الاتصال من قبلجودة القرارات وكيف سيتم تنفيذها في المستقبل
تلعب المعلومات دورًا خاصًا في تنفيذ الاتصالات الشخصية والتنظيمية. هذا هو نتيجة الاتصال ، المظهر الخارجي للإجراء التواصلي. تحتل المعلومات مكانة خاصة في السلوك اللفظي للشخص. إنه ينتقل من موضوع إلى آخر. في الوقت نفسه ، يمكن للأفراد أو المجموعات أو المنظمات بأكملها العمل كموضوعات هنا.
يمكن التواصل من خلال نقل الأفكار والآراء والمهارات والحقائق والتصورات أو الأحاسيس. يتطلب الحصول على الاستجابة المطلوبة في الاستجابة. في الوقت نفسه ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن نظام الاتصال والمعلومات التنظيمية ظواهر مختلفة ، على الرغم من أنها مترابطة. وبالتالي ، فإن الاتصال لا يقتصر فقط على ما يتم نقله ، ولكن أيضًا في كيفية نقل هذا "الشيء". المعلومات ليست سوى جزء لا يتجزأ من عملية الاتصال.
نظام الاتصال التنظيمي
الاتصال هو عملية يتبادل فيها شخصان أو أكثر معلومات معينة. الهدف الرئيسي من الاتصال التنظيمي هو تحقيق فهم للمعلومات التي سيتم تبادلها. بعد كل شيء ، حقيقة التبادل لا تضمن نجاح الإجراء المنفذ.
يتكون نظام الاتصال التنظيمي من عدة مواضيع:
- المرسل - الشخص الذي يولد فكرة أو يختار المعلومات لنقلها ؛
- قناة - وسيلة لنقل مجموعة من المعلومات ؛
- المتلقي - الشخص الذي يتلقى المعلومات ويفسرها ؛
- رسائل - معلومات مباشرة مشفرة في سلسلة من الأحرف المحددة.
المرسل والمتلقي هما الكيانان الرئيسيان. خلال عملية الاتصال ، يمرون بعدة مراحل مترابطة. مهمتهم هي كتابة رسالة واستخدام قناة لنقلها بطريقة يفسر كلا الطرفين الفكرة الأصلية بنفس الطريقة. هذه مهمة صعبة نوعًا ما ، لأن كل خطوة أخرى يمكن أن تشوه معنى الفكرة.
تبدو المراحل الأربع للتواصل الشخصي والتنظيمي على النحو التالي:
- توليد فكرة ؛
- ترميز واختيار قناة نقل المعلومات المرغوبة ؛
- نقل المعلومات
- فك.
المزيد حول كل خطوة.
عناصر الاتصال
في كثير من الأحيان ، يمكن أن يستغرق إجراء الاتصال بضع ثوانٍ فقط ، وبالتالي ، من الصعب جدًا تحديد أي مراحل محددة فيه. ومع ذلك ، حدد علماء الاجتماع وحللوا أربع مراحل رئيسية لعملية الاتصال
المرحلة الأولى تسمى توليد الأفكار. الاتصال التنظيمي هو إجراء يبدأ بصياغة معلومات معينة. يحل المرسل المشكلة عن طريق تسليم رسالة. غالبًا ما تفشل مثل هذه المحاولات بالفعل في المرحلة الأولى ، حيث لا يقضي المرسل وقتًا كافيًا في التفكير في الفكرة.
يؤكد العديد من الخبراء على الأهمية ، حتى السائدةقيمة المرحلة الأولى. قال جيفرسون ديفيس ، بطل الحرب الأهلية الأمريكية ذات مرة: "لا تبدأ في الحديث قبل أن تبدأ في التفكير". يجب أن تفكر دائمًا في الفكرة التي تريد نقلها إلى المستلم. يجب أن تتأكد من ملاءمة وكفاية هذه الفكرة ، بالإضافة إلى الموقف والغرض المحدد.
الخطوة الثانية تسمى التشفير واختيار القناة. تتطلب ثقافة الاتصال التنظيمية إعادة صياغة الفكرة التي يريد المرسل نقلها إلى رموز معينة. يمكن أن تكون كلمات أو إيماءات أو نغمات أو أي شيء آخر. إنه الترميز الذي يحول الفكرة إلى رسالة كاملة.
من أجل نقل الفكرة بشكل جيد ، يجب على المرسل اختيار قناة متوافقة مع نوع الأحرف المستخدمة في الترميز. أشهرها الكلام ، والكتابة ، وأنواع مختلفة من الوسائط الإلكترونية: تسجيلات الفيديو ، والبريد الإلكتروني ، وأجهزة الكمبيوتر ، وما إلى ذلك ، لا يمكن نقل المواد إذا كانت القناة غير مناسبة للشكل المادي للأحرف المحددة. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه يمكن تقليل فعالية عمليات الاتصال إذا لم تتطابق القناة مع الفكرة التي تم تطويرها في المرحلة الأولى.
المرحلة الثالثة في إجراءات الاتصال بين الأفراد أو المجموعة أو التنظيم هي النقل المباشر للمعلومات. يستخدم المرسل القناة لتسليم الرسالة - يتم نقل الفكرة المشفرة فعليًا.
أخيرًا ، الخطوة الأخيرة تسمى فك التشفير. يقوم المتلقي بترجمة الأحرف المستلمة المكونة من قبل المرسل إلىالأفكار الخاصة. يرتبط إتمام الاتصال بصياغة الفكرة من قبل موضوعي العملية.
أنواع التواصل
الاتصال التنظيمي هو عملية واسعة وضخمة للغاية تحتوي على العديد من العناصر المختلفة. وفقًا للتصنيف الأكثر شيوعًا ، يتم تقسيم الإجراء التواصلي إلى داخلي وخارجي. العملية الخارجية هي التفاعل بين المنظمة والبيئة الخارجية. علاوة على ذلك ، تؤثر العوامل الخارجية بقوة على أنشطة المنظمة.
تستخدم الشركات مجموعة متنوعة من الوسائل للتواصل مع مكونات بيئتها الخارجية. يتلقى المستهلكون المحتملون الحاليون المعلومات الضرورية من خلال الإعلان أو غير ذلك من وسائل الترويج للسلع. من الأهمية بمكان هنا صورة معينة تشكل الصورة التنظيمية.
النوع الثاني من الاتصال يسمى داخلي. هذه روابط داخل المنظمة بين مختلف المستويات والإدارات. يمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية.
روابط الاتصال الرسمية هي ظواهر يحددها الهيكل التنظيمي للمؤسسة والعلاقة بين مستويات الإدارة والوحدات الوظيفية. الاتصالات غير الرسمية هي ما يسمى "قناة الشائعات". لا تعتبر الشائعات دائمًا معلومات غير دقيقة. تشير الدراسات إلى أن أكثر من 80٪ من الشائعات التنظيمية لها قاعدة أحداث حقيقية ومتينة.
الاتصال التنظيمي هو أوسع نظام للقنوات غير الرسمية. قد يشمل هذا الأنواع التالية من المعلومات:
- تغيير الهيكل التنظيمي
- الترقيات والانتقالات القادمة ؛
- تفاصيل الخلافات التنظيمية
- تخفيضات الإنتاج القادمة ؛
- اجتماعات غير رسمية ، إلخ.
وفقًا لتصنيف آخر ، يتكون هيكل الاتصالات التنظيمية من مستويات. لذلك ، يمكن تنفيذ عمليات نقل المعلومات عموديًا - أي يمكن أن تكون تنازلية وتصاعدية. المجموعة التنازلية لعمليات المعلومات هي نقل المعلومات من مستوى أعلى إلى مستوى أدنى - على سبيل المثال ، عندما يُسأل الموظف عن المهام والأولويات والنتائج المرجوة وما إلى ذلك. يتم إجراء الاتصالات التصاعدية في شكل مقترحات وتقارير ، ملاحظات توضيحية ، إلخ.
يجب عليك أيضًا إبراز عمليات الاتصال بين الإدارات ، وبين مجموعة العمل والسلطات ، وممثلي النقابات العمالية والإدارة ، وما إلى ذلك.
أنواع حواجز الاتصال
يمكن تقليل فعالية ثقافة الاتصال التنظيمية بشكل ملحوظ بسبب ما يسمى بالحواجز - الحواجز الشخصية. على مستوى النظام ، يتم تقسيمهم إلى عدة أنواع.
قد يكون الحاجز الأول بسبب الظروف الإدراكية. وظيفة المدير أو أي ممثل آخر للهيكل الإداري هو فهم جوهر الإدراك ، لتحديد "الواقع للفرد". من المعروف أن الناس لا يتفاعلون مع الظواهر الحقيقية في بيئتهم ، ولكن يتفاعلون معهاطرق إدراك هذه الظواهر. من خلال فهم العوامل التي تؤثر على الإدراك ، يمكن التغلب على العديد من الحواجز.
المثال الأكثر شيوعًا للحاجز الإدراكي هو التعارض بين مجالات نشاط المستلم والمرسل. يمكن تفسير نفس المعلومات بطرق مختلفة اعتمادًا على خبرتهم. يمكن للأشخاص تلقي المعلومات بشكل انتقائي ، مع مراعاة اهتماماتهم وآرائهم ومتطلباتهم وحالتهم العاطفية.
يسمى حاجز الاتصال التنظيمي التالي الدلالي. علم الدلالة هو علم استخدام الكلمات وإعطائها المعنى. غالبًا ما تؤدي كلمات معينة إلى سوء الفهم ، حيث يمكنها تغيير معانيها اعتمادًا على السياق.
الحواجز غير اللفظية هي المجموعة الثالثة من حواجز الاتصال. نحن نتحدث عن أي أحرف عدا الكلمات. هذه ابتسامة ووجه متوتر وحواجب مجعدة والتواصل بالعين والمزيد. أهمية خاصة هنا هو التنغيم - كيف يتم نطق الكلمات بالضبط. يمكن إعطاء نفس العبارة شخصية مختلفة ، دلالة عاطفية غير متكافئة.
ردود الفعل غير الفعالة هي العامل الإشكالي الرابع في الاتصال التنظيمي. يعلم الجميع قيمة بعض ردود الفعل على الأقل تجاه الرسالة المرسلة. خلاف ذلك ، سيعتبر أحد الطرفين أن الاتصال فشل.
حل المشكلات في نظام الاتصال التنظيمي
حاليًا ، تم تطوير العديد من الاستراتيجيات لالتغلب بشكل فعال على حواجز الاتصال وتحسين كفاءة الاتصال على مستوى موظفي المنظمة.
أولاً ، يجب أن تهتم إدارة المؤسسة بتنمية مهارات الاتصال لموظفيها. الطريقة الأكثر شيوعًا للتفاعل بين الأشخاص هي الاستماع النشط. يكمن معنى هذه التقنية في قدرة المستمع على مساعدة المتحدث على أن يقول بالضبط ما كان ينوي نقله في البداية. هناك عدة مبادئ للاستماع الفعال:
- اطرح أسئلة لكن لا تقاطع المتحدث
- تخلص من المحاور لك ، كوّن جوًا ودودًا ودافئًا ؛
- تحلى بالصبر وتجنب الصراع أثناء مرحلة التعلم
- أظهر التعاطف والاهتمام بالمحاور ؛
- حاول تحييد عوامل التشتيت وتجنب التدخل الخارجي.
ثانيًا ، يحتاج الرؤساء إلى توضيح رغباتهم وأفكارهم قبل تمريرها. من الضروري التفكير والتحليل المنتظم للقضايا والمشكلات التي يجب أن تكون عناصر نقل.
يمكن تحقيق التواصل التنظيمي الفعال من خلال استخدام تقنيات مثل إعطاء الملاحظات ، "النظر من الخارج" ، القابلية للمشاكل المحتملة ، إلخ.
التواصل بين الأشخاص
لن يتم اعتبار أي شكل من أشكال الاتصال التنظيمي ناجحًا إلا إذا تحولت عناصره الرئيسية إلى شكل نوعي -ظواهر التواصل بين الأشخاص. كيف تصمم الاتصال بشكل صحيح بين موضوعين أو أكثر؟ للبدء ، هناك بعض المبادئ التي يجب وضعها في الاعتبار:
- اللارجعة في إتلاف ما قيل أو أرسل ؛
- ردود الفعل كشرط لا غنى عنه لعملية الاتصال ؛
- اللارجعة وحتمية التواصل بين الأشخاص في المجتمع.
هناك ثلاثة أشكال رئيسية للتواصل. هذا حوار معروف ومونولوج ومتعدد الألوان. إنه الشكل الأخير الذي يلعب دورًا خاصًا في بناء شكل تنظيمي للاتصال.
طرق لتحسين عمليات الاتصال
إيلاء اهتمام خاص للتعليقات. إنه عنصر أساسي في الاتصال التنظيمي. لا يمكن الاستهانة بدور هذا المكون. إنها الاستجابة التي تجعل عملية الاتصال أكثر نوعية وفعالية.
ضع في اعتبارك أن التعليقات يجب أن تكون في الوقت المناسب ومنظمة بشكل واضح. يجب أن يحتوي على رسالة أصلية معاد صياغتها وعدد من الأسئلة التوضيحية. من غير المرغوب فيه تقييم الرسالة الأصلية - سلبية وإيجابية.
الطريقة الأكثر شيوعًا وموثوقية للحصول على التعليقات هي طرح الأسئلة. في أغلب الأحيان ، تكون هناك حاجة لمقارنة الرسالة الواردة بما يريد المستلم سماعه في الأصل. الأمر نفسه ينطبق على المرسل: يمكنه طرح أسئلة إضافية على المستلم لمقارنة المادة المرسلة بما كان من المفترض أصلاً صياغته.
لالإدارة الفعالة للاتصالات التنظيمية ، من الضروري محاولة تطوير مهارات الاتصال الفني للموظفين - أي كتابة المذكرات ، واستخدام الفاكس ، والبريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك.
يجب ترسيخ أنظمة الإدارة وثقافة الاتصال بوضوح. يمكن للمؤسسات الحديثة استخدام "الخطوط الساخنة" من نوع الشركة - عندما يمكن للموظفين استخدام تبادل المعلومات في أي وقت ، وطرح أسئلة توضيحية ، والتعبير عن أفكارهم وأحكامهم القيمية ، وتنظيم نزهات مشتركة ، ورحلات ، وما إلى ذلك ، كل هذه أمثلة غير رسمية للتواصل التنظيمي
إذن ، هناك عدة طرق لتحسين فعالية الاتصال التنظيمي. في الوقت نفسه ، يبقى سؤال واحد وجيهاً: لماذا تبادل البيانات وإجراءات الاتصال ضرورية على الإطلاق؟ ما المعنى الذي تحمله وما المعنى الذي تحمله؟ دعونا نحاول معرفة المزيد.
اهمية الاتصال في العملية التنظيمية
الفترة الحديثة في تطور عمليات الاتصال تتيح لنا تقييم هذه الظاهرة كمنتج تحدده احتياجات الإنتاج الاجتماعي. لن تعمل العوامل التقليدية مثل العمل والأرض ورأس المال إلا إذا تم استخدام إجراءات تبادل البيانات والاتصال بشكل فعال.
يُفهم الاتصال على أنه نظام لنقل المعلومات والاستجابة لها. هذا هو تبادل المعرفة والملكية الفكرية وأنواع مختلفة من المعلومات وما إلى ذلك. تم تسليط الضوء على إجراءات تخصص أنشطة الاتصال الإداري فينوع خاص من الخدمات المهنية ، والغرض منها هو التكوين الفعال والتطوير الكفء لجميع أنواع رأس المال التنظيمي. لا يمكن تحقيق هذا الهدف إلا من خلال استخدام التقنيات والأدوات والأساليب والآليات الخاصة لنقل المعلومات.
من المعروف أنه بدون اتصال لا يوجد اتصال ، وبدون تواصل لا يمكن أن يكون هناك شك في وجود أي مجموعة. وبالتالي فإن الاتصال شرط محدد لتطور الجماعة وحياتها.
يمكن تقسيم جميع الاتصالات إلى مجموعتين: رسمية وغير رسمية. تتضمن المجموعة الأولى عناصر من النوع المحدد ، أي تلك التي تحدث في عملية التحكم. الأنواع غير الرسمية من الاتصالات لها نصيب أقل. تنشأ بشكل عفوي وغالبًا لا تتم مناقشتها. في نفس الوقت يدرك كل موظف حقيقة وجوده
يجب على المدير أو أي قائد آخر إتقان وسائل الاتصال بشكل جيد. تشمل مسؤولياته الاستخدام الصحيح للأدوات المتلقاة في عملية الاتصال ، والتغلب على الحواجز والحواجز.
السلوك التنظيمي للاتصال هو نقل المعلومات إلى المديرين والقرارات لفناني الأداء. بدون عمليات الاتصال ، من المستحيل بناء منظمة ، وكذلك ضمان تنسيق النشاط البشري.
وبالتالي ، فإن إجراء نقل المعلومات يساعد في كل شيء: فهو يسمح لك بتوفير اتصال بين منظمة معينة والبيئة الخارجية ، للتنظيمتفاعل جميع وظائف الإدارة واتساق القرارات المتخذة
أنواع شبكات الاتصال
عند الحديث عن نظام الاتصال التنظيمي ، من الضروري تحديد مفهوم شبكة الاتصالات. تسمى وحدتان تنظيميتان متصلتان بخط ما بالقناة. في وقت نقل المعلومات ، يمكن للقناة ربط وحدتين تنظيميتين أو أكثر. هذه هي الطريقة التي تتشكل بها شبكة المعلومات - حدث شائع إلى حد ما لأي منظمة.
الشبكات مفتوحة ومغلقة. لا توجد عوائق تحول دون تدفق المعلومات عبر القنوات المفتوحة. هذا ، على سبيل المثال ، هو "سلسلة" - اتصال خطي لنقل المعلومات. "السلسلة" فعالة للعمليات الروتينية المتكررة ، ولكنها غير مناسبة للعمل في ظروف متغيرة باستمرار. مخطط مماثل هو "عجلة". سيتم إرسال جميع المعلومات عاجلاً أم آجلاً إلى الموظف الذي يشغل منصبًا مركزيًا.
الشبكات المغلقة محدودة في كيفية نشر المعلومات. يتم استخدامها من قبل المنظمات التي تحافظ على الأسرار التجارية.
