إذا كنت تريد أن تصبح محترفًا في شيء ما ، فأنت بحاجة إلى دراسة موضوع الاهتمام بعناية. أولئك الذين يفكرون في فتح مؤسسة أو تعلم أساسيات إدارتها يهتمون بماهية مهام ووظائف عملية الإدارة. سنبحث الآن عن إجابة لهذا السؤال
معلومات عامة
النشاط الإداري له خصائصه الخاصة. إنه يؤدي المهام والوظائف التي بدونها يستحيل تخيل عمل المؤسسة. ما هو الهيكل العام؟ يتم تنفيذ الوظائف حصريًا في إطار مجموعة معينة من المهام الإدارية. ما هو اختلافهم الأساسي؟ كيف تختلف الوظيفة عن المهمة؟ من المهم جدًا فهم هذا الأمر لتجنب الالتباس.
الاختلاف الأساسي بين الاثنين هو أن الوظائف هي أنشطة متكررة ، بينما تهدف المهام إلى تحقيق نتائج معينة في فترة زمنية معينة. أي أن الرأس يوقع المستندات - هذه وظيفة. ويوقع عليها من أجل زيادة كفاءة المشروع ومضاعفة مبلغ الإيرادات في السنة - هذه مهمة.
بالمناسبة ، فلنتحدث عن الوظائف. هم انهميمكن إجراؤها بالكامل بواسطة وحدة واحدة. في الوقت نفسه ، غالبًا ما تُستخدم مجموعات الأقسام الأخرى لتوفير وظائف إضافية. يتيح لك الإعداد عالي الجودة وتعريف نطاق العمل لكل قسم ضمان التشغيل الفعال للمؤسسة ككل. لذلك ، عند إنشاء هيكل تجاري ، يجب التعامل مع هذه المشكلة على الفور ، لأن إصلاح كل شيء سيكون طويلاً ومكلفًا. معلومات أساسية كافية ، دعنا ننتقل إلى نقاط محددة.
حول الوظائف
يعتمد تكوينها وحجمها على عدد من الشروط:
- هيكل ومستوى ونطاق الأنشطة.
- حجم الهيكل التجاري ، مكانه في نظام التقسيم الاجتماعي للعمل ، والاستقلالية والاستقلالية.
- علاقات مع منظمات أخرى.
- مستوى المعدات التقنية وأدوات الإدارة المتاحة
ماذا يجب أن يفعلوا؟ تعتبر وظائف نظام الإدارة ضرورية لإدارة الأنشطة الاقتصادية وصيانتها. يجب أن يكون لكل منهم غرض ، وأن يكون قابلاً للتكرار ، ومتجانسًا ، وممكنًا للموظفين. هم موضوعيون. يتم تحديد ذلك من خلال طبيعة عملية الإدارة. بعد كل شيء ، إذا سمحت الذاتية ، فسيؤدي هذا على الأرجح إلى خسائر.
أيضًا وظائف إدارة المؤسسة هي الأساس لتحديد وتشكيل هيكل وحجم جهاز الإدارة. لا يوجد نهج واحد لتصنيفها. بناءً على الخصائص ، يتم تشكيل مجموعات مختلفة. أبسط قسمةيتضمن التصنيف إلى:
- عام.
- خاص
ما هي ميزاتها؟ صاغ فايول الوظائف العامة للإدارة في بداية القرن العشرين. تكمن خصوصيتهم في أنهم يعبرون عن أنفسهم بنفس الطريقة في أي مجال من مجالات النشاط. من بين الوظائف العامة ، تعتبر المعايرة بالتحليل الحجمي الأكثر أهمية. وتتكون من:
- صياغة الاهداف للفترة القادمة
- تطوير استراتيجية للعمل
- صياغة الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ الفقرة 2.
أي أن هناك تعريفًا لما يجب تحقيقه. يستخدم التخطيط الاستراتيجي والحالي كأداة لتطوير طرق للحصول على النتيجة المخطط لها.
حول التنفيذ
تشارك الوظيفة التنظيمية في التنفيذ العملي. كيف يتم تنفيذها؟ في البداية ، يتم إنشاء المنظمة نفسها ، وتشكيل هياكلها ، وتوزيع العمل بين الإدارات والموظفين ويتم تنسيق أنشطتهم. بالحديث عن وظائف الهيئات الرئاسية ، لا يمكن للمرء أن يتجاهل الدافع.
في هذه الحالة يتم تحديد احتياجات الناس واختيار الطريقة الأنسب لإرضائهم مما يضمن أقصى اهتمام للموظفين في عملية الاقتراب من الهدف الذي تواجهه المنظمة. سيساعد التحكم في تحديد المخاطر الوشيكة مقدمًا ، والانحرافات عن المعايير المقبولة ، وكذلك اكتشاف الأخطاء. إنه يخلق الأساس لتحسين العمليات الجارية.
قبل أن نتحدث عن الوظائف الخاصة. هم مخطوبونإدارة كائنات معينة ، على سبيل المثال:
- الإنتاج.
- اللوجستية.
- ابتكار.
- إطارات.
- الإعلان والتسويق للمنتجات النهائية
- المالية.
- محاسبة وتحليل العمليات التجارية
قد يقول شخص ما أن هذه هي الوظائف الرئيسية للإدارة. هذا صحيح ، لكن مع تحذير بسيط: تنفيذها مختلف. هذا بالضبط لأنهم مضطرون للتكيف مع كل موضوع محدد يطلق عليهم اسم خاص. دعونا نلقي نظرة فاحصة عليهم
ما هي الوظائف الخاصة؟
سيتم تقديمها كعنوان وملخص:
- إدارة الإنتاج. هذا هو تنظيم توريد المواد والمواد الخام والأجزاء والمكونات والمعلومات. تحديد حجم الإنتاج وتقديم الخدمات. ترتيب الناس. تنظيم الإصلاح المعقد في الوقت المناسب للآلات والمعدات. القضاء الفوري على المشاكل والفشل في عملية الإنتاج. مراقبة الجودة
- إدارة المشتريات. هذا هو إبرام عقود العمل ، تنظيم عملية الشراء والتسليم وتخزين المواد (المواد الخام) ، الأجزاء ، المكونات.
- إدارة الابتكارات (الابتكارات). هذا هو تنظيم البحث العلمي والتطوير التطبيقي ، وإنشاء النماذج الأولية ، وإدخال منتجات جديدة في الإنتاج.
- إدارة الدعاية والمبيعات للمنتجات النهائية. هذا يعني دراسة الأسواق ، وتطوير السعرالسياسات والإعلان وتشكيل قنوات التوزيع وتنظيم شحن البضائع للعملاء
- إدارة شؤون الموظفين. وهذا يعني توظيف وتدريب وتحسين مستوى تأهيل الموظفين ، وتحفيز العمل ، وخلق مناخ أخلاقي ونفسي لطيف ومريح ، وكذلك تحسين ظروف العمل للموظفين.
- الإدارة المالية. وهذا يشمل إعداد الميزانية ، وتشكيل وتوزيع الموارد المالية ، ومحفظة الاستثمار ، وتقييم الوضع الحالي / المرتقب والتدابير اللازمة لتعزيزها.
- محاسبة وتحليل النشاط الاقتصادي. جمع ومعالجة ودراسة المعلومات حول عمل المنظمة. مقارنة مع المؤشرات الأولية والمخطط لها ، وكذلك نتائج أنشطة الهياكل التجارية الأخرى لتحديد المشاكل القائمة في الوقت المناسب وفتح الاحتياطيات.
حول الوظائف الرئيسية
تم التطرق إلى هذا الموضوع لفترة وجيزة في وقت سابق. ولكن بعد ذلك كان هناك تحذير. ماذا نحصل إذا أزلناه؟ القيادة لها غرض محدد. يتم تحقيقه من خلال أداء مهام ووظائف محددة. ولهذا من الضروري التأثير على الفريق. هنا ، تظهر وظائف التحكم الرئيسية في كل مجدها:
- منظمة
- التخطيط.
- التقنين.
- الدافع.
- تنسيق
- التحكم.
- اللائحة.
كل هذا يتجلى من خلال الهياكل التنظيمية والعمليات والثقافة. في الوقت نفسه ، يتم دمج مجموعة كاملة من الأساليب والتقنيات والروابط الخاصة بنظام الإدارة بشكل منطقي. ثم تستخدم لإقامة علاقات مع كائنات مختلفة.
هذه وظيفة المنظمة. بدونها ، من الصعب تخيل خلق الظروف المواتية لتحقيق الأهداف ، عندما يتم حل مهام محددة خلال فترة زمنية محددة ، بينما يتم إنفاق موارد الإنتاج إلى الحد الأدنى. لكن التخطيط المركزي بين جميع الوظائف. هذا يرجع إلى حقيقة أنه من الضروري للسلوك المنظم بشكل صارم للكائن أثناء تحقيق الأهداف المحددة للمنظمة. يتضمن التخطيط تعيين مهام محددة لوحدات محددة لفترات زمنية مختلفة (ولكن محدودة).
يجب أن يُنظر إلى التقنين على أنه تطوير للحسابات العلمية التي تحدد نوعية وكمية العناصر التي سيتم استخدامها في الإنتاج والإدارة. تؤثر هذه الوظيفة على الكائن بمساعدة معايير واضحة وصارمة ، وتضبط عملية أداء المهام ، وتضمن المسار الإيقاعي والموحد للأنشطة وكفاءتها العالية.
التحول إلى العوامل البشرية
بعد ذلك لدينا وظيفة التحفيز. إنه يؤثر على الفريق ويوقظه للعمل الفعال. لإنجاز هذه المهمة ، يتم استخدام التأثير العام ، وكذلك التدابير الحافزة.
وظيفة التنسيق ضرورية لضمان العمل المنسق والمنسق لجميع المشاركين في العملية. إذا لم تتفاعل أقسام الإنتاج والدعم بشكل فعال ، فسيكون تنفيذ المهام عملية طويلة. يمكن التنسيقيتم تنفيذها فيما يتعلق بكل من الفريق والموظفين الأفراد.
بعد ذلك تأتي وظيفة التحكم. ويؤثر على الفريق من خلال تحديد وتعميم ومحاسبة وتحليل نتائج كل وحدة. يتم جلب البيانات التي تم جمعها إلى معرفة رؤسائهم والمديرين والخدمات الإدارية.
لهذه الوظيفة ، تلعب المعلومات من السجلات التشغيلية والمحاسبية والإحصائية دورًا مهمًا ، مما يسمح لك بتحديد الانحرافات عن المؤشرات المخطط لها. بعد ذلك ، يتم تحليل أسباب الانحراف والقضاء عليها. لكن الأخير يشير بالفعل إلى وظيفة التنظيم. بالمناسبة ، يتم دمجها مباشرة مع التحكم والتنسيق. سيتم تنفيذ وظيفة إدارة النشاط هذه فقط في الحالات التي تنحرف فيها عملية الإنتاج عن المعلمات المخططة ، بسبب تأثير البيئة الداخلية أو الخارجية. إذا لم تكن هناك مشاكل ، فلا داعي للاتصال بها. هذه هي وظائف نظام التحكم
حول المهام
حتى الآن كان الأمر يتعلق في الغالب بوظائف الحوكمة الموجودة. لكن هناك أيضًا تحديات. يجب أيضًا قول بضع كلمات عنها. قائمة المهام الرئيسية كبيرة جدًا ، لذا سيتم تقسيمها إلى عدة عناوين فرعية:
- تحديد الهدف الرئيسي للمنظمة ، تشكيل إستراتيجية للسلوك والإجراءات التي تهدف إلى تحقيقه. إنشاء مفهوم أداء وتطوير المؤسسة مع أكبر عدد ممكن من التحولات المستقبلية - على سبيل المثال ، إلى شركة.
- تشكيل ثقافة الشركة. هذا يعني توحيد الموظفين حول هدف واحد للشركة. أهم شيء في هذه الحالة هو عدم جعل الناس يعتمدون من جانب واحد على القيادة. غالبًا ما تنتهي هذه الحالة بمبادرة منخفضة والحاجة إلى التحكم في كل شيء يدويًا ، وهي مشكلة كبيرة.
- من الضروري التفكير والتنظيم المنطقي لتحفيز الموظفين وانضباطهم لتحقيق الهدف المعلن للمنظمة ، والذي سيحل المشكلات التي تعترض طريقه بنجاح.
- لتكوين أمر في العلاقة في الهيكل التجاري. من الضروري بناء نظام من الروابط والقواعد والمواقف والمعايير الهرمية طويلة الأجل ومستقرة نسبيًا. للقيام بذلك ، يمكنك حتى توثيق الهيكل. على سبيل المثال ، باستخدام ميثاق المنظمة
من الضروري أيضًا توفير جميع الفروق الدقيقة في التفاعل بين المنظمات والإدارات والأفراد فيما يتعلق بتنفيذ وظائفهم. يجب أن يتجسد الأمر الذي تم إنشاؤه في شكل منظمة رسمية تضمن استقرار واستقرار هيكل الأعمال ، بالإضافة إلى إدارته بفعالية.
مهام التحكم
هذا هو الجزء الثاني من القائمة:
- حدد بوضوح كيفية إجراء تشخيصات القيادة. في هذه الحالة ، من الضروري العثور على أفضل وأسوأ نقاط التحكم. هذا يسمح لك بإبقاء الوضع تحت السيطرة. التشخيص مهم للغاية لأنه يمكن استخدامه للتغلب على المشاكل الناشئة.التناقضات بين النمو والتطور والنطاق من جهة والوسائل والأساليب والأهداف من جهة أخرى. سيسمح لك هذا بتتبع الموقف مع أي تغييرات. ومن الأمثلة على المخاطر ما يسمى بظاهرة "مدير المتجر". يستخدم هذا التعيين لوصف المواقف التي واصل فيها رئيس اليد الوسطى ، بعد أن صعد السلم الوظيفي ، التصرف كما لو أنه استمر في إدارة ليس المؤسسة ، ولكن فقط قسمها. يساهم هذا النهج في ظهور المشكلات ونقاط عدم القدرة على السيطرة وانخفاض حاد في الكفاءة الكلية للنظام.
- كن واضحا بشأن كيفية تنفيذ قرار الإدارة. لسوء الحظ ، لا يُنظر إلى هذه اللحظة غالبًا على أنها مكون هيكلي مستقل. وبسبب ذلك تظهر العديد من المشاكل التي تقلل من جودة التنفيذ والقدرة على التحكم في التنفيذ.
- تطوير نظام مراقبة لتنفيذ القرار المتخذ. كما يتم وضع الحوافز المسموح بها للتنفيذ الفعال. بالإضافة إلى ذلك ، يجب وضع عقوبات معينة ضد الأشخاص أو الإدارات أو المجموعات الاجتماعية أو المنظمات التي تعطل تنفيذها أو لا تعمل بنشاط وهادفة لتحقيق الأهداف.
كيف تعمل آلة الدولة؟
كان الحديث حول الهياكل التجارية. وما مهام ووظائف الإدارة العامة تختلف عنها؟ نعم وكيف. بعد كل شيء ، الهدف الرئيسي للمشروع التجاري هو الحصول على أقصى قدر ممكن من الأرباح ، بينما تهدف الدولة إلى توفير الاحتياجات الأساسية.المواطنين. لهذا السبب ، فإن هيكل وظائف الإدارة به عدد من الاختلافات.
بشكل عام ، تبدو مماثلة للمؤسسات التجارية. لكن الشيطان يكمن في التفاصيل. وبالتالي ، من الضروري ملاحظة التوجه القوي نحو الخدمات: التعليم والطب وحقوق الإنسان وغيرها. تركز وظائف الإدارة العامة أيضًا على توفير الدعم البيروقراطي. علاوة على ذلك ، إذا كانت هذه قضايا تنظيمية أكثر في المؤسسات ، ففي هذه الحالة يكون كل شيء أكثر خطورة. لنلقِ نظرة على بعض الأمثلة.
تدرب في المدرسة والجامعة. أو الحصول على جواز سفر. ما الذي يصدر؟ وثيقة معينة تؤكد شيئا. في حالة المدرسة والجامعة ، هذا يثبت أن الشخص متعلم ، ويستطيع القراءة والكتابة ، ولديه مؤهل معين. يخبرك جواز السفر بالبلد الذي تحمل جنسيته. بالمناسبة ، إذا كنت مهتمًا بقائمة بجميع المهام التي تقوم بها الدولة ، فيمكنك حينئذٍ فتح الدستور والتعرف عليها. لكن يجب أن يكون مفهوماً أن هناك تصريحات عامة. عملياً ، يتم تنفيذها من خلال تبني قوانين ، أحداث ، مراسيم ، قرارات على مختلف مستويات الحكومة.
الخلاصة
وظائف ومهام الإدارة هي جزء لا يتجزأ من أنشطة أي هيكل تجاري لتحقيق الأهداف المحددة. مقياس له أهمية كبيرة في تنفيذها. لذلك ، يمكن للمدير تنفيذ وظيفة إدارة شؤون الموظفين إذا كنا نتحدث عن مؤسسة صغيرة. لكن في الحالات الكبيرةيجب أن تتحدث الهياكل التجارية عن إدارات شؤون الموظفين الكاملة.
بالطبع ، المؤسس في دور المخرج ، كقاعدة عامة ، يعرف المداخل والمخارج بشكل أفضل وسيكون قادرًا على ضمان تلبية جميع المتطلبات الضرورية بالقدر المناسب. لكن في بعض الأحيان يكون من المستحيل التعامل مع كل التحديات بمفردك. وفي هذه الحالة ، يتعين عليك نقل جزء من المسؤوليات إلى أشخاص آخرين. على الرغم من أنه غالبًا ما يكون من غير الممكن حملهم على العمل بفعالية كمؤسس ، إلا أن المتخصص الجيد سيظل قادرًا على عرض العمل على المستوى.
وإذا تم تحديد الأهداف المناسبة ، وصياغة المهام والوظائف بشكل صحيح ، وإعداد العمليات والتفاعل ، فهذا يعني أن هناك جميع الشروط للموظف للكشف عن نفسه على أكمل وجه. يجب أن نتذكر أن أهم مورد في العالم الحديث هو الناس. ويجب حماية المتخصصين القيمين والاعتزاز بهم ، على طول الطريق الذين يزرعونهم لتلبية احتياجات المؤسسة. لذلك نظرنا إلى ماهية هذا الجانب من القيادة ، وكذلك مهام ووظائف الإدارة هي أساليب العمل المستخدمة.
