أي عملية وأي مؤسسة وأي منظمة تتغلب على مراحل مختلفة في سياق العمل ، والنتيجة النهائية لها ، بطريقة أو بأخرى ، هي تحقيق الهدف الرئيسي. في رغبتهم في تحقيق أولوياتهم الرئيسية ، والتي كانت في الأصل من اختصاص المجمع بأكمله (الإنتاج ، والتجارة ، والتعليم ، واللوجستيات ، وما إلى ذلك) ، يبحث المديرون عن الخيارات الواعدة وذات الأولوية لتنفيذ مهامهم. يفقد نظام الإدارة الحالي عاجلاً أم آجلاً مستوى تأهيله على خلفية التطورات الجديدة والتطبيقات الجديدة والتغييرات المبتكرة في تطوير صناعة معينة. هذا هو السبب في أن رؤساء المؤسسات والمنظمات يدركون جيدًا أهمية وأهمية الحاجة إلى مواكبة العصر ومواكبة تفاصيل عملية التحول والتحسين المستمر في قطاع معينأنشطة. سواء كانت التجارة أو الإنتاج أو الصناعة أو التعليم أو الخدمات اللوجستية - على أي حال ، عاجلاً أم آجلاً ، من الضروري اللجوء إلى التحسين التنظيمي أو التكنولوجي لعمليات الإدارة في مؤسسة معينة.
مفهوم
تحسين أي عملية هو مجموعة من الأساليب والطرق الفعالة لتحسين تدفق هذه العملية بالذات من أجل الحصول على نتيجة أسرع وأفضل وأفضل. بمعنى أن التحسين مفهوم يعني زيادة الكفاءة ، وهو مرادف لكلمة "تحسين". لجعل معنى هذا التعريف أكثر وضوحًا ، من الضروري تتبع ميزات التحسين في مثال محدد.
لنفترض أن موظفي قسم مصنع الملابس يعملون معًا في موقعهم ، وسيتحولون ستة أيام في الأسبوع ويعملون تسع ساعات. تنخفض إنتاجية عملهم بشكل ملحوظ في وقت متأخر بعد الظهر ويصبح أدائهم أقل إنتاجية في نهاية الأسبوع ، عندما تنضب القدرات البدنية للعمال. وعليه ، يتناقص حجم العمل الذي يقومون به ، وتتدهور جودة أدائه ، ونتيجة لذلك ينخفض الطلب على المنتجات المصنعة ، وبعد ذلك المستوى الإجمالي لدخل مصنع الملابس. يجب على مدير التفكير العقلاني الذي يشرف مباشرة على هؤلاء الموظفين ، بعد أن لاحظ مثل هذا الاتجاه السلبي ، أن يتخذ على الفور تدابير لتحسين عملية الإنتاج. للقيام بذلك ، يحتاج إلى وضع خطة لتحسين كفاءة العمل في موقع الإنتاج هذا والتأكد من مراعاة جميع الفروق الدقيقة التي تصاحب العملية. لعلى سبيل المثال ، من الضروري حساب تكاليف المشروع إذا تم الاستعانة بشخص ثالث لمساعدة العمال أو إذا عرضت الفتيات على العمل في نوبات مع زيادة ساعات النهار وانخفاض في عدد مخارج شهريا. لذلك ، بوضع شخص ثالث في الخياطات المساعدة ، سيكون من الممكن تحقيق زيادة في سرعة وحجم العمل المنجز بمقدار الثلث. وإذا وفرت من أجر موظف ثالث وأخذت فتاتين للخارج في نوبات كل يومين ، فستتاح لهما خلال عطلة نهاية الأسبوع الفرصة لاكتساب القوة والعمل بجدية أكبر وأسرع في أيام العمل.
وهكذا في أي قطاع صناعي - تتطلب المشاكل الناشئة في عملية تشغيل أي مؤسسة إزالتها بشكل إلزامي من خلال وضع خطة عمل محددة تهدف إلى تحسين سير العمل ككل.
الأهداف والغايات
مثل أي إجراء تطبقه إدارة مؤسسة أو مؤسسة في سياق أنشطتها المباشرة (سواء كانت مؤسسة تعليمية للميزانية أو شركة تجارية تجارية أو مجمعًا صناعيًا) ، فإن برنامج زيادة الطاقة الإنتاجية هو تهدف بالضرورة إلى تحقيق أهداف وغايات محددة. يتميز تحسين العمليات في مؤسسة لأي مجال نشاط قطاعي بالنقاط الرئيسية الرئيسية:
- زيادة إنتاجية الشركة
- تحسين جودة الخدمة للعملاء والزوار المحتملين
- تحسين القدرة التنافسية للسوقالخدمات المقدمة ؛
- تحديث العمليات الأساسية لدورة الإنتاج
- زيادة ربحية الشركة
- تقييم نسبة العمالة الحالية والموارد المادية مع تكلفة صيانتها ؛
- توسيع الأعمال التجارية (إذا لزم الأمر).
بطبيعة الحال ، فإن الهدف الرئيسي والآمر لأي شركة تعمل على أساس تجاري هو تحقيق ربح. وفقًا لذلك ، فإن مهام وأهداف تحسين عمليات إدارة أنشطة الأعمال التجارية ستهدف حصريًا إلى زيادة كفاءة القدرات الإنتاجية وزيادة المبيعات.
عندما يتعلق الأمر بهيكل الميزانية ، ينصب التركيز هنا على تحسين جودة عمل الموظفين داخل المنظمة نفسها. على سبيل المثال ، يجب أن يهدف تحسين العملية التعليمية أو تحسين المجمع التعليمي (ما قبل المدرسة ، المدرسة ، الجامعة) ككل إلى تحسين طرق التدريس ، وجذب المتخصصين والمعلمين المؤهلين تأهيلا عاليا فقط ، وتغيير هيكل المناهج الدراسية للمدرسة. تفاصيل التدريس من أجل تعظيم العائد على الطلاب. الهدف هنا هو جعل عملية التعلم أسهل وأبسط وأوضح للطلاب ، ولكن في نفس الوقت ، يجب أن يظل عامل الكفاءة على نفس المستوى أو حتى يزيد.
طرق
وغني عن القول أنه من أجل تحقيق الأهداف والغايات المحددة ، من الضروري أولاً تطوير مجموعة من الأنشطة ذات الصلة التيسيساهم بشكل مباشر في الحصول على النتيجة المرجوة في النهاية. لهذا ، يتم تطوير الطرق المناسبة لتحسين العمليات على مستويات مختلفة. بمعنى آخر ، لتحقيق ما تريد ، تحتاج إلى التفكير في الطرق التي يمكن من خلالها الحصول على هذا المطلوب.
بطبيعة الحال ، اعتمادًا على اتجاه نشاط مؤسسة أو منظمة معينة ، تختلف طرق تحسين إجراءات العمل في كل شركة معينة. ولكن بشكل عام ، لا تزال الطرق المختلفة لتحسين الكفاءة في أداء الشركات ذات الهياكل الصناعية المختلفة تستهدف نفس المجالات ذات الأولوية في التنمية.
- طريقة الاستبعاد - تنص على القضاء على عوامل التكاثر الخارجية والداخلية التي تعمل كعقبات وعقبات وتمنع الشركة من زيادة ربحيتها.
- طريقة التبسيط - تتضمن تقليل مستوى التعقيد في هيكل عملية الإنتاج (المبيعات ، والتعليم ، واللوجستيات) من خلال تشتيت حجم العمل الرئيسي إلى أقسام وأقسام منفصلة.
- طريقة التقييس - تتميز بإدخال برامج جديدة وتقنيات مبتكرة وتقنيات ومنتجات ومكونات ومراحل مختلفة جوهريًا في تعزيز سير العمل.
- طريقة التخفيض ترجع إلى الحاجة إلى تقليل الإنتاج والموارد والعمالة وقطع الغيار والتكاليف المالية.
- طريقة التسريع - تنص على الحاجة لتقليل ضياع الوقت ، وكذلك إدخال الموازيالهندسة والمحاكاة وتصميم العينات السريع وأتمتة سير العمل
- طريقة التغيير - يجب استبدال المناطق الأكثر فشلًا التي تبطئ عملية الإنتاج بأخرى جديدة وفعالة وفعالة. يجب استبدال المواد ذات الجودة الرديئة بمنتج جيد ، ويجب استبدال التقنية غير الفعالة بجهاز تشغيل فعال ، إلخ.
- طريقة التفاعل - يجب تنفيذ جميع الأعمال في المؤسسة في فريق جيد التنسيق متحد بهدف واحد وفكرة واحدة. سيساعد تفاعل الموظفين على مستويات مختلفة من التبعية الهرمية والعمل الإنتاجي المشترك على تحقيق الأهداف والغايات المحددة للموظفين ككل.
لفهم كيف يمكنك تحقيق التحسين الأمثل للأنظمة والعمليات في مجالات النشاط الأكثر أولوية ، من الضروري التركيز على كل منها بمزيد من التفصيل.
تحكم
صنع القرار هو أهم عنصر في مجمع الإدارة في أي مؤسسة ، سواء كان ذلك التصنيع أو التجارة أو الميزانية. أي تحسين للعمليات في المنظمة ينطوي بطريقة ما على مشاركة العامل البشري. كيف سيتم بناء عملية العمل ، وكيف ستتفاعل الموارد البشرية في هذه العملية ، تحدد إنتاجية الشركة ككل. لن تتحسن الإدارة المصممة جيدًا والقدرة على تنفيذ أساليب فعالة للعمل في عملية الإدارة ككل فقطهيكل العلاقات بين الموظفين ، ولكن أيضًا لزيادة ربحية المؤسسة ككل.
إذن ، ما هي الأساليب التي يمكن استخدامها لتحقيق إنتاجية الإدارة كأداة رئيسية لإدارة المؤسسة؟
- ضمان سهولة الإدارة - كلما تم تشكيل هيكل التفاعل والتسلسل الهرمي لبعض الموظفين للآخرين ، كلما كانت جميع العمليات أسرع وأكثر فائدة.
- تقديم مقترحات جديدة لزيادة مؤشرات الجودة للمنتجات المصنعة في نظام الإدارة الحالي.
- المساعدة في تقليل مؤشر مثل اعتماد المؤسسة على المكون البشري - بمعنى الانتقال إلى أنظمة العمل المؤتمتة.
- إنشاء إلزامي للرقابة على نتائج المؤسسة ، بالإضافة إلى تحليل لاحق لربحيتها ، بناءً على تقييم عوامل محددة.
- تقليل التكاليف والنفقات في تلك القطاعات حيث يكون ذلك أكثر عقلانية.
- التقسيم المخطط والمنطقي للمسؤوليات والصلاحيات الخاصة بين الإدارات الوظيفية للشركة.
- إجراء فحص شامل لتكرار نفس المهام التي تؤديها الإدارات المختلفة من أجل تجنب التوزيع غير العقلاني لوقت العمل والمسؤوليات الوظيفية.
ما هو الهدف الرئيسي لتحسين عمليات الإدارة؟ حقيقة أن خطة عمل لإدخال أساليب إنتاجية ويتيح لك القضاء على الأنشطة غير الفعالة تقليل تكاليف الشركة ككل ، دون المساس بمصالح الموظفين.
في الإنتاج
القاعدة الأساسية للمؤسسة المربحة والإنتاج الفعال هي زيادة الفرق بين تكلفة تصنيع المنتج وسعر البيع. بمعنى ، إذا تحدثنا تحديدًا عن مؤسسة تصنيع ، فإن الهدف الكامل من العمل هنا هو التأكد من أن سعر المنتج النهائي يبرر التكاليف المرتبطة بإنتاجه. وكلما زاد الاختلاف بين التكاليف والتكلفة ، كلما كان الإنتاج أكثر ربحية وإنتاجية (بالطبع في حالة ارتفاع سعر وحدة واحدة من المنتج النهائي عن التكاليف المطلوبة لتصنيعها).
كيف يمكن تحسين عمليات الإنتاج؟ ما هي الطرق المستخدمة لزيادة فعاليته؟
- إعادة هيكلة نظام محاسبة التكاليف هو عنصر أساسي وأساسي في عملية التحسين. فقط النهج الكفء والصحيح لإعادة التدريب وإعادة توزيع التكاليف يمكن أن يرفع الإنتاج إلى مستوى جديد.
- حساب وتحليل التكلفة الحالية للإنتاج - نحن نتحدث عن حساب تكلفة المواد الخام ، وأجور موظفي المؤسسة ، ودفع خدمات المرافق ، واستهلاك المعدات ، وما إلى ذلك.
- تحويل دورة الإنتاج - تحديد اللحظات الحاسمة في دورة الإنتاج والقضاء على العوامل التي تعيق العملية.
- التحديثالمعدات - سيؤدي استبدال معدات العمل القديمة المستهلكة بالكامل بمعدات تقنية جديدة إلى زيادة الكفاءة في الإنتاج عدة مرات.
- زيادة الطاقة الإنتاجية - توسيع الإنتاج بمثابة أساس لزيادة ربحية المؤسسة بناءً على اكتساب فرص جديدة.
- أتمتة سير العمل - من خلال تقليل تكلفة دفع الأجور للموظفين الإضافيين المعينين ، فإن إدارة مصنع التصنيع لديها الفرصة لتوفير مبلغ كبير من المال.
- تحديد القائمة المثلى للمواد الخام المشتراة - يساعد تحليل المخزونات الضرورية حقًا ، التي تحصل عليها المؤسسة لإنتاج المنتج النهائي ، على تحديد مجالات الأولوية حصريًا (الدُفعات الأكثر مبيعًا) والتركيز عليهم
- تقليل النفايات - لتحسين التكاليف ، من الضروري استخدام مواد قابلة لإعادة التدوير ، واستخدام مرافق إعادة التدوير ، وليس التخلص من النفايات المناسبة تمامًا لإعادة التدوير وإعادة الاستخدام.
- بناء محطة كهربائية فرعية خاصة بها - تنفق الشركات الكبيرة مبالغ ضخمة على تزويد ورش العمل بالطاقة. إن بناء محطة توزيع الطاقة الخاصة بنا سيجعل من الممكن تقليل هذه التكاليف إلى الحد الأدنى. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن هذه الفرص متأصلة فقط للمصنعين الكبار
في التجارة
مؤسسات التجارة ، فضلا عن شركات التصنيع ، تسعى جاهدة لزيادةالكفاءة من أجل جذب استثمارات كبيرة وزيادة صافي الربح من المبيعات. يتجلى تحسين الأعمال التجارية بشكل أساسي في الخطوات المنهجية التالية:
- التنظيم الصحيح للتخطيط ؛
- التنبؤ وأبحاث السوق ؛
- احتلال المكانة المناسبة في سوق السلع والخدمات ؛
- تحديد احتياجات المشتري المحتمل ؛
- استبدال الموردين غير المربحين بأولوية أعلى ؛
- شراء سلع الاسترداد حصريًا ؛
- تحفيز الطلب الإضافي (إعلان) ؛
- توسيع نطاق المنتج (عقلاني للغاية) ؛
- التسعير الصحيح
- تحسين التسويق ومبيعات المنتجات.
مؤسسة تجارية ، مثل أي مؤسسة أخرى ، تهدف في المقام الأول إلى كسب المال وتحقيق الربح. لذلك ، يهدف تحسين عمليات البيع بشكل مباشر إلى زيادة ربحية شركة تجارية.
في أصول التدريس
المؤسسات التعليمية ورياض الأطفال في مرحلة ما قبل المدرسة ، كونها مؤسسات ذات ميزانية ، تعاني من الأساليب المحافظة في إجراء العملية التعليمية بما لا يقل عن الهياكل غير الحكومية. هنا ، يتعين على المعلمين العمل ليس مع المنتجات المادية للإنتاج النهائي ، ولكن مع المعرفة والمهارات والقدرات التي يمكنهم ويجب عليهم وضعها في أذهان جيل الشباب. يتم تنظيم مستوى المعرفة الذي يوفره النظام التعليمي التربوي الحالي بشكل طبيعيGOST الحالية والقواعد المقررة. ولكن ما مدى فعالية تعاليم اليوم؟ وماذا تعتمد زيادة كفاءة العملية التربوية؟
غالبًا ما يهدف تحسين الأنشطة التعليمية إلى:
- تفعيل قنوات الإدراك - قبول الأطفال لمعلومات محددة واستيعابها بشكل فعال ؛
- تطوير مجموعة من الإجراءات لجذب انتباه الأطفال المتزايد للعملية التعليمية وتعلم مهارات جديدة ؛
- إدخال أحدث طرق التعليم التي تزيد من مشاركة الأطفال في العملية التعليمية ؛
- استخدام الأمثلة المرئية لدمج المعلومات المتلقاة بسرعة والقدرة على التفكير بشكل جماعي ؛
- استخدام الاختبار التشغيلي ؛
- يشارك الأطفال في الإعداد المباشر لبعض جوانب الدرس ؛
- إدارة الوقت بكفاءة.
من بين أمور أخرى ، يتم تحسين عمل المعلمين في رياض الأطفال من خلال التحسين المستمر لمؤهلاتهم ، وتكملة معارفهم بأحدث الأفكار وخصوصيات التدريس في مؤسسات ما قبل المدرسة. يمكن للمدرس المؤهل والكفاءة فقط وضع المعلومات في تنمية الأطفال بشكل صحيح ومفهوم وصحيح. وهذا بدوره هو الهدف الأساسي لأي روضة.
في التعليم
متطلبات تحسين العمليات التعليمية للتعليم المدرسي وما بعد المدرسة لا تقل عن ارتفاعها. يحتاج معلمو مدارس التعليم العام وأساتذة الجامعات إلى إعادة تأهيل متكررة أكثر من معلمي مؤسسات ما قبل المدرسة. ماذاهي الجوانب الأساسية لتحسين أنشطة المعلمين والمحاضرين في الفصل؟
- اعمل على ضمان التصور الأساسي الصحيح للمادة التعليمية - لكي يهتم الطلاب (الطلاب) بالمواد التي يقدمها المعلم ، يحتاج الأخير إلى العمل الجاد والتفكير في كيفية تحسين عرض تقديم موضوع جديد. بعد كل شيء ، فإن درجة مشاركة الطالب في عملية العمل هي التي تحدد كيف سيتعلم المادة في المستقبل.
- استيعاب المعرفة المكتسبة - مجرد القدرة على نقل موضوع الدرس إلى جمهور المحاضرة لا يكفي لتتجذر المعرفة في أذهان الطلاب. لذلك ، يلتزم المعلم (المعلم) ببناء تمارينه العملية مع العرض الإجباري لأمثلة سهلة وبسيطة ومفهومة. هذا يزيد بشكل كبير من قدرة الطلاب على تذكر المعلومات الجديدة الواردة.
- تطبيق المهارات المكتسبة - إجراء جميع أنواع التجارب في ورش العمل أو الواجبات المنزلية في شكل تطبيق إبداعي للمعرفة المكتسبة يعتبر أسلوبًا فعالًا في تحسين مرحلة التثبيت في إتقان الموضوع.
الهدف الرئيسي لتحسين العملية التعليمية هو عرض جودة المواد من قبل المعلم والاستخدام الأمثل لقدراته لزيادة كفاءة استيعاب الطلاب للمعلومات الجديدة.
في الخدمات اللوجستية
تتطلب المراكز اللوجستية الكبيرة المشاركة في النقل ونقل البضائع والتواصل مع المقاولين أيضًا تدابير إلزامية لتحسين العمليات اللوجستية. ماذا قالتموجه؟
- تخطيط العمليات على أساس نسبة الوقت والمؤشرات المالية ، مع التركيز على شعار "الوقت هو المال".
- الاستخدام النشط لأحدث تقنيات المعلومات - استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة المدمجة والأدوات الأخرى للتواصل مع شركات النقل ووكلاء الشحن والعملاء.
- حساب منهجي للموارد المالية والعمالة لنقل البضائع من النقطة أ إلى النقطة ب ، بناءً على تقييم ربحية وربحية هذا النقل.
- تقليل المخاطر أثناء نقل البضائع ، وبناء نظام للإهلاك في حالة تلف البضائع بسبب خطأ الناقل أو وكيل الشحن.
- تقليل مخاطر تلف البضائع بسبب درجة الحرارة أو الظروف الزمنية (شراء مخازن مبردة ، مع مراعاة قواعد تخزين البضائع في شكل سلع قابلة للتلف).
في المنظمة
يرتبط تحسين العمليات التكنولوجية ارتباطًا وثيقًا بالعمل المنظم بشكل صحيح في المؤسسة ككل. تعتمد فعالية عملها على كيفية بناء الهيكل التنظيمي للشركة. وانطلاقًا من حقيقة أن هيكل الشركة يعتمد بالكامل على الموظفين والواجبات التي يؤدونها ، فإن أهم مهمة تنظيمية لأي شركة هي تحسين الموظفين. وتشمل هذه:
- تخفيض تكلفة صاحب العمل لضمان النشاط العمالي
- زيادة المؤهلات الفعلية للموظفين
- أتمتة العمل - استبدال العمل المادي بآلة ؛
- التخلص من الموظفين غير الأكفاء - تقليص الحجم ؛
- تحسين نظام إدارة شؤون الموظفين
هنا فقط قائمة قصيرة بتلك النقاط الأساسية في إعادة تنظيم إدارة شؤون الموظفين. لكنها تعكس الجوانب الرئيسية التي تساهم في تحقيق الهدف الرئيسي المتمثل في تحسين عمليات المنظمة في المؤسسة - تقليل التكاليف.
