من السهل جدًا الخلط في دورة أحداث الحياة. يتم تعليم الأطفال توزيع وقتهم بشكل صحيح من قبل البالغين ، الذين غالبًا ما يؤجلون كل شيء إلى وقت لاحق. كقاعدة عامة ، هذا "لاحقًا" لا يأتي أبدًا. يتم دفع جميع الحالات المخططة جانباً بسلاسة من قبل الآخرين وفي النهاية تتحول إلى مجموعة واحدة مستمرة من المهام التي لم يتم حلها.
المشكلة في أغلب الأحيان لا تكمن في عدد الحالات ، ولكن في جدول معد بطريقة غير عقلانية. لا يولي الناس الاهتمام الواجب لتخطيط أنشطتهم. ولكن بعد قضاء وقت طويل جدًا في تعلم أساسيات إدارة الوقت ، يمكنك توفير الوقت بشكل كبير في المستقبل. ثم في الحياة سيكون هناك مكان ليس فقط للمشاكل الأبدية ، ولكن أيضًا لك ولأسرتك. يعد مبدأ أيزنهاور أحد أبسط تقنيات التخطيط وأكثرها فاعلية.
ما هو جوهر التقنية؟
مبدأ مصفوفة أيزنهاور هو التوزيع الكفء للمهام حسب درجة أهميتها. يساعد في تقسيم قائمة المهام بالكامل إلى مهمة وليست مهمة وعاجلة وليست مهمة جدًا. باستخدام المصفوفة ، يمكنك تحديد الفترة الزمنية اللازمة لحل المشكلة ،بعد كل شيء شيء يتطلب المزيد من الاهتمام وبعض الأشياء لا تساوي خمس دقائق تنفق عليها
لتحقيق النجاح ، تحتاج إلى اتباع خوارزمية معينة. يعتمد ترتيب الإجراءات الضرورية على أولوية المهام. كقاعدة عامة ، تتداخل العديد من العوامل مع التركيز على هدف واحد: المشاكل الشخصية ، والأشخاص من حولك ، والعادات ، وما إلى ذلك. يمكن أن تساعد طريقة أيزنهاور في التخلص من نقاط الضعف والتركيز فقط على الإجراءات المفيدة.
كيف نشأ هذا المبدأ ، ومن الذي شكله؟
أكد الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة الأمريكية ، دوايت ديفيد أيزنهاور ، المبدأ الموصوف لإدارة الوقت. لم يستطع السياسي ترك مهمة واحدة دون حل ، لذلك حاول جعل جدوله منطقيًا ومحسّنًا قدر الإمكان. نتيجة لذلك ، حول أيزنهاور جميع المهام إلى مصفوفة.
اليوم ، يستخدم موظفو المكاتب والمديرون وكبار القادة طريقة الرئيس. يشير هذا إلى أن طريقة تحديد الأولويات هذه فعالة وذات صلة حقًا.
ما هي مصفوفة دوايت أيزنهاور؟
يعتمد مربع أيزنهاور (أو مبادئ تخطيط الوقت) على بناء مصفوفة. أساس المصفوفة هما محور الأهمية (الإحداثي) ومحور الإلحاح (التنسيق). يعطي تقاطعهم المتبادل أربعة مربعات ، كل منها مليء بالمهام ، حسب توزيعها.
إذن ، بالنسبة للمبتدئين ، يجب أن تقرر ما هو مهم وما هو عاجل. الأشياء المهمة لها التأثير الأكبر على الإنجازالنتيجة والمهام العاجلة تتطلب التنفيذ الفوري. بشكل عام يتم تكوين صورة تعطي صورة كاملة عن الوضع
ستتيح لك المصفوفة تحديد الأولويات الصحيحة - ما يمكن أن ينتظر وما لن يتأخر.
ماذا يوجد في المربع أ؟
المربع الأول ، الموجود في الزاوية اليسرى العليا ، يسمى المربع أ. تتم كتابة المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا في هذه الخلية. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون هذا المربع فارغًا ، لأن الوقت الموزع بشكل عقلاني يسمح لك بتجنب وجود حالات من هذا النوع من حيث المبدأ.
تشمل الأمور الرئيسية:
- المشاكل الصحية التي تحدث عادة في أكثر الأوقات غير المناسبة ؛
- ما قد يكون له تأثير سلبي على الأداء
- أشياء ، إذا لم يتم تنفيذها ، فقد تؤدي إلى مشاكل جديدة.
ضبط النفس للشخص هو المسؤول عن امتلاء هذا المربع. بعد كل شيء ، إذا ظهرت حالات جديدة في الخلية A كل يوم ، فلن يساعد مبدأ أيزنهاور. هنا يجب أن تنتقل إلى إدارة الوقت من حيث المبدأ ، ولكن عليك أولاً التعامل مع جميع الحالات التي ستملأ المربع أ في المستقبل القريب.
على الرغم من الأولوية القصوى لهذا المربع ، فمن الممكن نقل حل المشكلات التي تملأ الخلية إلى شخص آخر. لكن هذا فقط إذا كان هذا ممكنًا ، والأشياء لا تتطلب بالضرورة مشاركة شخصية.
ما المهام التي يعنيها المربعفي
هذا الجزء من المصفوفة مليء بالأنشطة اليومية. كقاعدة عامة ، يتم تضمين كل ما يستحق أكبر قدر من الاهتمام هنا. هذه أمور مهمة ، لكنها ليست عاجلة ، تتعلق معظمها بالنشاط الرئيسي للشخص. سيسمح لك الاستعجال المنخفض للمهام بعدم اتخاذ قرارات مفاجئة ، كما أن النهج البناء والمعقول سيجعل من الممكن إكمال جميع المهام بشكل أكثر كفاءة.
الأشخاص الذين يحلون مشاكل الربع ب هم أكثر إنتاجية. مع نتائج العمل الجيدة ، يكون لدى هؤلاء الأشخاص وقت كافٍ لحياتهم الشخصية ، ولا يعانون من ضغوط مستمرة. يتكون هذا المربع من مهام ذات أهمية قليلة ، وربما ، إلى حد ما ، كل يوم ، ولكن من بينها يتكون النشاط البشري بشكل أساسي.
المهام من القطاع ب لها تأثير قوي على كل من الحالة المعنوية والمادية. هذه هي الأنشطة الرياضية ، والنظام الغذائي ، والنوم ، والدراسة وأنشطة العمل - تلك الأشياء التي لا يمكنك الاستغناء عنها ، لكنها عادة ما تولي أقل قدر من الاهتمام ، وتترك الكثير من الأمور تذهب من تلقاء نفسها.
ما هي الحالات في المربع C؟
Square C تتضمن تلك الأشياء التي لا تقربك من هدفك العزيز ، ولكن على العكس من ذلك ، تبطئ الأحداث ، وتؤجل تنفيذ المهام المهمة حقًا. غالبًا ما يحتاجون إلى استثمار عاجل للوقت ، لكنهم يصرفون الانتباه ويضلون. من المهم هنا أن تتذكر دائمًا نتائج أنشطتك وأهدافك ولا تنتقل إلى المرحلة الثانوية.
في هذا القطاع ، يمكنك بأمان تضمين الأعمال المنزلية والوعود المقطوعة لشخص ما. بشكل عام ، هذا ليس كثيرًامهم كالمستعجل.
ماذا يوجد في المربع D؟
بالنسبة للأشخاص الذين لا يعرفون كيفية التخطيط لوقتهم بشكل صحيح ، فإن الأشياء من هذا المربع تستغرق معظم الوقت. بدلاً من ذلك ، يمكن تسمية هذه المهام بأنها ليست مشاكل ، ولكنها مخاوف سارة ، والتي ، علاوة على ذلك ، لا تحقق أي فائدة عقلانية على الإطلاق. يجب أن يتم تقليل تأثير المربع D ، إذا لم يتم القضاء عليه ، على الأقل.
لا تستبدل الراحة بالمراقبة غير الهادفة للشبكات الاجتماعية ، أو مشاهدة البرامج التلفزيونية أو المسلسلات ، أو الأحاديث الفارغة على الهاتف. يمكن أيضًا قضاء وقت الفراغ لصالح نفسك والآخرين: العائلة والأحباء والأصدقاء.
أين يتم استخدام مبدأ دوايت أيزنهاور
الطريقة الموصوفة لتوزيع المهام لا تستخدم فقط لترشيد الوقت. يستخدم التحليل المعجل وفقًا لمبدأ أيزنهاور ، على سبيل المثال ، لتحديد الوظائف الضرورية لمنشآت البيع بالتجزئة. يسمى تحسين المنتج في جميع مراحل دورة الحياة بتحليل التكلفة الوظيفية (FSA). يجمع هذا المبدأ بين الأساليب الاقتصادية والتقنية لتحديد نسبة خصائص المنتج مع تكلفتها. يجب أن يكون الأخير منطقيًا وأن يؤتي ثماره.
ما هو مبدأ أيزنهاور في هيئة الخدمات المالية ، الذي درسه العديد من الخبراء من البلدان ذات الاقتصادات السوقية: فرنسا ، ألمانيا ، بريطانيا العظمى ، الولايات المتحدة الأمريكية. نتيجة لذلك ، وجد أنه من أجل تحديد نطاق الوظائف ذات الصلة للكائن ،من المهم مراعاة النسب بين ضرورتها وتكلفتها. مبدأ أيزنهاور في هيئة الخدمات المالية هو تحليل المنتج وتوزيع خصائصه إلى ثلاث فئات:
- الفئة أ. الوظائف الرئيسية أو الأساسية: الغرض المباشر من البضائع ، والذي يتطلب توفيره المزيد من الأموال.
- الفئة ب. ميزات المنتج الثانوية المرتبطة بالميزة الرئيسية. وجود مثل هذه الاضافات مرحب به لكن الغياب لا يؤثر على المبيعات كثيرا.
- الفئة ج. ميزات إضافية لن يؤثر غيابها بأي حال من الأحوال على جودة المنتج. من خلال تجنب الإنفاق على الوظائف الإضافية غير الضرورية تمامًا ، يمكنك توفير الكثير.
ممارسة مبدأ أيزنهاور
ليس من الضروري على الإطلاق توزيع المهام بالضبط في شكل مصفوفة - في مربع ، ولكن في البداية يمكنك فعل ذلك فقط لضمان الرؤية. من الملائم تحويل العرض القياسي للمصفوفة إلى عدة قوائم أو خطة عامة ، حيث يتم تمييز الحالات من المربعات المختلفة بالألوان. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن كتابة كل من المهام العاجلة والمهمة (المربع أ) بالحبر الأحمر ، وهي مهمة ولكنها ليست عاجلة باللون الأخضر (القطاع ب) ، والمهام غير المهمة ولكنها عاجلة (المربع ج) باللون الأزرق والأسود - غير مهمة وغير مهمة. العاجلة. في الوقت نفسه ، لا ينبغي تقييم درجة أهمية حالة معينة في العقل ، ولكن على الورق. هكذا تتشكل المهام ويصبح تنفيذها أكثر واقعية.
لماذا يجب استخدام هذه الطريقة؟
المبدأيمكن أن يساعد دوايت أيزنهاور في تغيير حياتك من حيث ترشيد وقتك الشخصي. يتيح لك استخدام هذه الطريقة قضاء وقت أقل في المهام غير الضرورية والتركيز على أكثر الأشياء الواعدة ، فضلاً عن تخصيص وقت كافٍ للراحة المناسبة ، وتجنب ما يسمى بإهدار الوقت: التلفزيون ، والتجول بلا هدف حول مساحات الويب ، و الإعجاب
الشخص الذي يطبق مبادئ إدارة الوقت في أنشطته اليومية ليس فقط أكثر نجاحًا من الآخرين ، وفقًا للإحصاءات ، ولكنه أيضًا أكثر صحة ، حيث لا يواجه ضغوطًا مستمرة مرتبطة بالازدحام والمواعيد النهائية المستمرة. تحديد الأولويات (مبدأ أيزنهاور أو أي مبدأ آخر) سيساعد في تحسين أنشطة حياتك في جميع المجالات.
