تقدم المقالة تفسيرات لمفاهيم مثل الوثائق الواردة والصادرة ، وتدفق المستندات وهيكلها ، وتدفق المستندات ، ووضعها ودورتها الدورية ، والوثائق الداخلية والخارجية. طرق تسليط الضوء على المعلومات الضرورية وتخزينها في الحالات الحالية والمحفوظات أثناء العمل المكتبي
أنواع تدفقات المستندات
في عصر المعلومات هذا ، من المستحيل تخيل عمل أي هيكل للإنتاج أو الاستهلاك أو التنظيم أو التوزيع بدون توثيق. أصبح العمل مع التوثيق في ورقة المعلومات والازدهار الإلكتروني اليوم معقدًا بشكل متزايد. يتغير حاملو المعلومات ، ويتغير الأشخاص الذين يعالجونها ، ويتغير المجال القانوني لاستخدام المعلومات. مفهوم وهيكل تدفق الوثيقة أيضا عرضة للتغيير.
المستند كوحدة لتدفق المستند
الوثيقة هي المعلومات المسجلة في شكل أي كائن مادي. يمكن أن يكون المستند عبارة عن صورة أو مقطع فيديو أو تسجيل صوتي ، ناهيك عن ذلكالوسائط والملفات الورقية. لكن المستند يصبح مستندًا فقط إذا كان يحتوي على عدد من المتطلبات الضرورية. تسمى هذه المتطلبات بالتفاصيل وهي ميزات إلزامية يحددها القانون أو اللوائح لأنواع معينة من المستندات. لتسجيل المستندات التنظيمية والإدارية ، على سبيل المثال ، هناك GOST R 7.0.97-2016. من أهم التفاصيل تاريخ الوثيقة (أحيانًا حتى الوقت).
ما هو تدفق المستندات
تدفق المستندات هو حركة المستندات بين نقاط إنشاء المعلومات ونقاط معالجة المعلومات ونقاط تخزين المعلومات والمستخدمين المباشرين للمعلومات. تختلف تدفقات المستندات اختلافًا كبيرًا في نوع المستندات ومحتواها ووضعها ودورتها وطرق نقلها وما إلى ذلك.
تدفقات المستندات في منظمة (بمعنى المؤسسات أيضًا) مقسمة حسب الاتجاه إلى وارد وصادر. يجب فصل كل نوع من أنواع التدفق عن بعضه البعض لتجنب الأخطاء والارتباك في العمل مع المستندات.
يتألف تدفق المستندات الواردة من المستندات الواردة إلى المنظمة عن طريق البريد أو البريد الإلكتروني ، والتي يتم إحضارها عن قصد (عن طريق سعاة). المستندات الموجودة عند المدخل يجب أن تكون مرتبة وغير ضرورية - يتم إزالتها في سلة المهملات. يجب تسجيل المستندات الضرورية أو التي قد تكون ضرورية في مجلات (ورقية أو إلكترونية) تشير إلى تاريخ الاستلام ، واسم المستند وتفاصيله (تاريخ المستند ، واسم المرسل ، وما إلى ذلك) ، والوحدة التنظيمية التي تم إرسال المستند.
يتألف تدفق المستندات الصادرة من المستندات التي تم إنشاؤها والصادرة أو المعالجة من قبل المنظمة. يجب تعيين رقم تسلسلي لجميع المستندات الصادرة ، ويتم التحقق من وجود التفاصيل الضرورية وصحتها ، ويجب تسجيلها في المجلات التي تشير إلى التاريخ (كقاعدة عامة ، هذا هو تاريخ توقيع المستند) ، الرقم الصادر ورمز القسم الذي اعد المستند
إذا كان من المستحيل معالجة تدفق المستندات على الفور (الزيادة الحادة) ، فمن الضروري زيادة عدد الموظفين الذين يعالجون المستندات لتجنب الأخطاء والتأخيرات ، والتي غالبًا ما تكون مكلفة للغاية بالنسبة للمؤسسة.
يمكن أن تكون أنواع تدفقات المستندات مختلفة تمامًا ، كل هذا يتوقف على نوع نشاط المنظمة وطرق عملها.
بالنسبة للمؤسسات والشركات الكبيرة ، فإن تدفق المستندات المنظم بشكل صحيح لا يقل أهمية عن تدفق المواد أو المنتجات. بالنسبة للتدفقات الكبيرة من المستندات ، يتم تطوير وتطبيق العمليات التكنولوجية الوثائقية.
مفهوم تدفقات المستندات الخارجية والداخلية
بالإضافة إلى المعلومات الواردة والصادرة في المنظمة ، الداخلية ، أي المعلومات التي تم إنشاؤها واستخدامها فقط داخل المنظمة نفسها. قد تكون هذه المعلومات بدرجة معينة من السرية ولا تكون متاحة للجمهور حتى داخل نفس القسم. عادة لا يتم قبول تبادل الرسائل بين إدارات نفس المنظمة. بالنسبة للاتصالات الوثائقية ، يتم استخدام ما يسمى مذكرات الخدمة (التقارير ، المذكرات التوضيحية ، الشهادات) الموقعة من قبل رؤساء الأقسام. بالإضافة إلى المذكرات بتنسيقتقوم المنظمات بتشغيل الطلبات والتعليمات والشهادات والوثائق الفنية وغيرها من الوثائق.
يجب تنظيم تدفق المستندات الداخلية لهذه الأسباب بوضوح حتى لا تقع المعلومات السرية في الأماكن العامة ، حتى في شكل مقتطفات أو أجزاء. لذلك ، لا يُقصد بالمعلومات الداخلية أن تتجاوز المنظمة ، وأحيانًا تتجاوز حدود وحدة واحدة. في هذه الحالة ، يتم نقل هذه المعلومات من قسم إلى قسم فقط بإذن من رئيس القسم ويتم تسجيلها بالضرورة أثناء الإرسال (حتى إلى أرشيف المنظمة) في دفاتر خاصة تشير إلى المستلم وتأكيد سلطته في تلقي (إذن للعمل مع المستندات).
معلمات تدفق المستند
تدفق المستندات هو نظام معقد يتميز بالمعلمات التالية:
- محتوى (أو ما هي الوظائف التي يؤديها) ؛
- هيكل ؛
- الوضع والدورة ؛
- اتجاه ؛
- حجم ؛
- آخر.
المحتوى أو الوظيفة
معلمة تدفق المستندات هذه هي قائمة بالوثائق التي تستخدمها المنظمة وتكوين المعلومات الواردة في هذه المستندات. هذه القيمة ثابتة لعدد صغير من المنظمات التي تكون أنشطتها محددة جدًا وثابتة بمرور الوقت (عادةً ما تكون محاكم ومحفوظات وسجلات ومنظمات غير إنتاجية أخرى). بالنسبة لمعظم المؤسسات ، وخاصة المؤسسات الإنتاجية ، يعتبر تدفق المستندات قيمة غير ثابتة تتغير فيهااعتمادًا على التغييرات المختلفة: نوع النشاط ، والشركاء ، والتقنيات ، والمواد ، والتشريعات والمتطلبات الأخرى لتغيير الإنتاج والتغييرات المؤقتة.
هيكل تدفق المستندات
يمكن وصف مفهوم وهيكل سير العمل من خلال الميزات التي يتم من خلالها تصنيف المستندات وفهرستها ، يتم تشكيل نظام التوجيه بأكمله في الجهاز المرجعي لوثائق المنظمة. عادةً ما يتوافق هذا الهيكل مع نوع تدفق المستند والغرض منه.
الوضع والدورات
تحدد هذه المعلمات التغييرات في حمل المعلومات الواردة بمرور الوقت. هذا ، على سبيل المثال ، هو زيادة حادة في حجم العمل مع الملفات الشخصية للمتقدمين من مؤسسة تعليمية أثناء حملة القبول أو مع وثائق الطلاب أثناء الجلسات والتخرج.
ترتبط هذه التغييرات بالإيقاعات الداخلية للمؤسسة وعادة ما تكون متوقعة تمامًا ومخطط لها.
التغييرات في اتجاه تدفق المستند
ترتبط هذه التغييرات بمحتوى عمل وحدة معالجة المعلومات. هذه هي الاختلافات في طرق تسجيل المستندات ، وطرق مراقبة المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات ، وطرق التعرف عليها ، وخاصة الموافقة على المستندات المختلفة وتنسيقها. ستتأثر التغييرات في اتجاه تدفق المستندات أيضًا بالتغييرات الداخلية في هيكل واتجاه المنظمات.
حجم تدفق المستند
حجم تدفق المستند هو المبلغالمستندات (كل من النسخ الأصلية والنسخ) ، والتي يمكن التعبير عنها بعدد المستندات نفسها وعدد الأوراق والأحرف وعدد فناني الأداء والأشخاص الذين تم الاتفاق معهم على الوثيقة. على سبيل المثال ، عدد المنظمات الشريكة التي تحتاج إلى الاتفاق معها على عقد ، أو التي تحتاج إلى التوقيع معها.
يتضمن سير عمل المنظمة العدد الإجمالي للمستندات في جميع التدفقات.
تحسين العمل مع تدفقات المستندات في المؤسسة
لتحسين هذا العمل ، من الضروري دراسة عملية الأعمال الورقية بأكملها ، ووضع توصيات واضحة تجعل العملية مؤهلة من الناحية التكنولوجية: إزالة الازدواجية عند العمل مع المستندات ، واستبعاد الموافقة على المستندات من قبل الإدارات غير المرتبطة بها. كلما زاد تدفق المستندات ، زاد تحميل الجهاز الإداري للمنظمة ، أو على الأقل معظمه.
إحدى النقاط الرئيسية لتحسين عمل الموظفين بالوثائق هي مستوى تدريبهم المهني في جميع مراحل تدفق المستندات ، وعبء العمل الأمثل للموظفين ، والتنظيم الواضح للعمل مع مستند في كل قسم.
التنظيم والتوحيد مع تدفقات المستندات الكبيرة تجعل من الممكن استخدام الميكنة وأتمتة المكاتب ، وتقليل عدد الموظفين الذين يعملون مع المستندات إلى العدد الأمثل.
لسوء الحظ ، عادة ما يتم التقليل من المعلومات حول حجم تدفقات المستندات بسبب أساليب المحاسبة غير الكاملة.
أساسيمتطلبات الحداثة لتدفق المستندات
- الانتظام. أي ازدحام أو فشل في تدفق المعلومات في النشاط البشري يؤدي إلى تعطيل النظام بأكمله. يجب مراعاة الزيادة في حجم المستندات والتخطيط لها مسبقًا.
- السيطرة. يمكن ويجب إدارة تدفق المعلومات. يجب ألا يكون نظام المكتب مستقرًا فحسب ، بل يجب أن يكون أيضًا مرنًا في التشغيل ؛ يجب أن يكون الموظفون مدربين عالميًا في جميع عمليات المكتب.
- التحسين المستمر لكفاءة سير العمل من خلال ترشيد وميكنة وأتمتة العمل.
- تجميع وتحديث منتظم لخرائط الطريق-التكنولوجية لحركة المستندات مع مؤشرات المواعيد النهائية وفناني الأداء وما إلى ذلك.
- توحيد المستندات ، وطرق معالجتها ، والأرشفة المناسبة ، وتعيين مواقع التخزين لكل مستند ، يؤدي إلى تسريع البحث عن المستندات والعمل معها.
