يجب أن تحتل الرقابة الداخلية والمراجعة مكان الصدارة في أي شركة لديها موارد محدودة ولا تريد الإفلاس. في اتساع روسيا ، لا يفقد هذا الجانب أهميته من الناحيتين التشريعية والمؤسسية والمهنية. إذن ما هي منظمة التدقيق الداخلي؟
التعامل مع المصطلحات
دعونا ننتبه للمفاهيم الأساسية وقبل كل شيء سنقوم بتحليل ماهية التدقيق الداخلي. تستخدم هذه العبارة للإشارة إلى الأنشطة التي تنظمها الوثائق الداخلية للمنظمة للتحكم في جوانب مختلفة من عمل وحدات الهيكل والإدارة ، والتي يتم تنفيذها من قبل ممثلي الهيئة المخولة ضمن إطار العمل المحدد.
يمكن أن يكون المستهلك النهائي للمعلومات مجلس إدارة ، أو اجتماعًا عامًا للمساهمين أو أعضاء شركة ، أو هيئة تنفيذية ، وما إلى ذلك.
الهدف المنشود هو مساعدة ارتباط الإدارة للتحكم الفعال في العناصر المختلفة للنظام. المهمة الرئيسية -توفير معلومات موثوقة حول مختلف القضايا التي تهم. يؤدي المدققون الداخليون وظائف عامة:
- تقييم مدى كفاية نظام (أنظمة) التحكم. وهذا يعني إجراء عمليات فحص للروابط ، وتقديم مقترحات منطقية ومعقولة تهدف إلى القضاء على أوجه القصور المحددة ، بالإضافة إلى إعداد توصيات لزيادة كفاءة الإدارة.
- تقييم الأداء. إنه يعني ضمناً تقديم تقييمات الخبراء لجوانب مختلفة من عمل المنظمات ، فضلاً عن تقديم مقترحات معللة من حيث تحسينها.
تنوع الأنواع
ما الذي يمكن أن يكون نظامًا للتدقيق الداخلي؟ تسليط الضوء:
- التدقيق الوظيفي لنظام (أنظمة) الإدارة. يتم تنفيذه من أجل تقييم إنتاجية وكفاءة أي قسم من أقسام النشاط الاقتصادي.
- التدقيق متعدد الوظائف. يقيس جودة أداء المهام المختلفة وكذلك الترابط والتفاعل في الدولة.
- التدقيق التنظيمي والتكنولوجي لنظام (أنظمة) الإدارة. يتم عرضها في ممارسة السيطرة على الروابط المختلفة. كل ما يتعلق بالإدارة موضع اهتمام. يتم إيلاء اهتمام خاص للعقلانية التكنولوجية و / أو التنظيمية.
- تدقيق الأنشطة. يتضمن إجراء مسح موضوعي وتحليل شامل لجميع مجالات العمل والمشاريع الجارية من أجل تحديد فرص التحسين. بجانب،يمكن إطلاق التحقق من العناصر التي تربط المنظمة بالبيئة الخارجية. تشمل الأمثلة الاتصالات المهنية والصورة وما شابه ذلك. وهنا يواجه المدققون مسألة إيجاد نقاط القوة والضعف في عمل المنظمة وتقييم استقرار موقعها في أنظمة الرتب العليا وآفاق التطور والنمو.
- إذا تم إجراء تدقيق في وقت واحد على النقاط الأربع السابقة ، فسيتم تعيينه كمراجعة شاملة لنظام إدارة المنظمة.
- التحقق من الامتثال للوائح. في هذه الحالة ، يتم التأكد من مراعاة قوانين وأنظمة وتعليمات الهيئات الإدارية للهيكل التنظيمي.
- التحقق من الملاءمة. إنه يعني ممارسة السيطرة على أنشطة المسؤولين من حيث عقلانيتهم ، ومعقولية ، ونفعية ، وفائدة ، وصحة قراراتهم.
الجانب النظري لبناء النظام
لذا فقد نظرنا في النقاط النظرية. ولكن كيف يتم تشكيل خدمة التدقيق الداخلي؟ في البداية ، تقوم الإدارة بتطوير سياسة الشركة والإجراءات القابلة للتنفيذ. لكن الموظفين لا يستطيعون فهمها دائمًا ، فهم غالبًا ما يتجاهلونها ببساطة ، وفي بعض الأحيان لا يتوفر للمديرين الوقت الكافي للتحقق من أوجه القصور واكتشافها في الوقت المناسب. ولهذا الغرض يتم إنشاء خدمة التدقيق الداخلي. مهمتهم هي مساعدة المديرين في مسائل الرقابة ، وتوفير الحماية ضد إساءة استخدام المنصب والأخطاء ، وتحديد مجالات المخاطر والعملعلى القضاء على النواقص أو أوجه القصور في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم المساعدة في تحديد وإزالة نقاط الضعف في أنظمة الإدارة. كل هذا يجب أن يناقش مع أعلى السلطات ، والتي يتم جمع المعلومات من أجلها.
مراحل بناء النظام
لنفترض أننا بحاجة إلى ضمان جودة عالية وكاملة للتدقيق الداخلي في المؤسسة. للقيام بذلك ، يجب عليك تنظيم عملية متعددة المراحل ، والتي تتضمن الخطوات التالية:
- تحليل نقدي يتبعه مقارنة بين الأهداف الاقتصادية المحددة مسبقًا لعمل المنظمة ، واستراتيجية وتكتيكات الهيكل ، ومسار العمل المعتمد ، والفرص.
- تطوير ثم توثيق مفهوم عمل محسّن يعكس جميع الاحتياجات والاحتياجات. كما ينبغي أن ينص على مجموعة من التدابير التي ستسمح بتنفيذها وتطويرها بنجاح في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري الانتباه إلى أهم النقاط. بالنسبة لهم ، يمكن إعداد أحكام منفصلة تؤثر على الموظفين والمحاسبة والتوريد والتسويق والابتكار والإنتاج والتكنولوجيا والسياسات المالية والاستثمارية. يجب أن تستند إلى تحليل عميق لكل عنصر واختيار أنسب الخيارات للمؤسسة.
- تحليل فعالية الهيكل الحالي مع التعديل اللاحق. يجري تطوير بند يؤثر على الهيكل التنظيمي ، حيث من الضروري وصف جميع الروابط التنظيمية ، مع الإشارة إلى الجوانب الإدارية والوظيفية والمنهجية.التبعية ، مجالات النشاط ، الوظائف المؤداة ، أنظمة العلاقات. يتم أيضًا إنشاء مخطط سير عمل.
- إنشاء وحدة للمراجعة الداخلية
- تطوير الإجراءات المعيارية. ينص على إنشاء تعليمات رسمية لمراقبة معاملات اقتصادية ومالية محددة. إنها ضرورية لتقييم مستوى جودة (موثوقية) المعلومات والإدارة الفعالة للموارد وتبسيط العلاقات بين المتخصصين.
لماذا الرقابة الداخلية والتدقيق ضروري
يمكن التعبير عن ملاءمة مثل هذا القرار في الأطروحات التالية:
- يسمح للهيئة التنفيذية بضمان السيطرة الفعالة على الأقسام الفردية للمؤسسة.
- الفحوصات والتحليلات المستهدفة التي يقوم بها المدققون تجعل من الممكن تحديد احتياطيات الإنتاج وإرساء الأساس لزيادة الكفاءة ، فضلاً عن مجالات التطوير الواعدة.
- المتخصصون الذين يمارسون الرقابة على أكتافهم غالبًا ما يؤدون وظائف استشارية فيما يتعلق بالمحاسبة والخدمات المالية والاقتصادية ، بالإضافة إلى مسؤولي المؤسسة الرئيسية وفروعها والشركات التابعة لها.
في مثل هذه الحالات ، كقاعدة عامة ، يتم استخدام مخطط عام واحد لضمان أقصى تغطية وفعالية. يبدو شيئًا كالتالي:
- يتم تحديد مجموعة القضايا المحددة التي يتعين على إدارة التدقيق الداخلي معالجتها وتحديدها بوضوح. بالنسبة لهم ، يتم إنشاء نظام أهداف مطابقسياسة الشركة.
- يتم تحديد الوظائف الرئيسية اللازمة لتحقيق الأهداف.
- دمج نفس النوع من المؤشرات في مجموعات ، وإنشاء وحدات هيكلية على أساسها تتخصص في معالجتها وتنفيذها وإنجازها.
- يتم تطوير مخطط علاقة يحدد الواجبات والحقوق والمسؤوليات. هذا يحتاج إلى العمل على كل وحدة هيكلية ، وتوثيق النتيجة في اللوائح والتوصيف الوظيفي.
- ربط جميع عناصر النظام في كل واحد. تحديد الوضع التنظيمي
- تكامل قسم التدقيق الداخلي في أجزاء أخرى من هيكل إدارة المؤسسة.
- تطوير معايير العمل الداخلي
بعد ذلك ، يمكننا التحدث عن إجراء تدقيق داخلي.
حول المبادئ والمتطلبات
ما الذي يجب القيام به للحصول على نظام فعال؟ للقيام بذلك ، من الضروري التأكد من الامتثال للنقاط التالية:
- مبدأ المسؤولية. تنص على أنه عندما يكون هناك تدقيق داخلي ، يجب أن يتحمل الشخص (مجموعة من الأشخاص) الذي يقوم بالمراجعة مسؤولية تأديبية وإدارية واقتصادية عن الأداء غير السليم لواجباتهم.
- مبدأ التوازن. ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالسابق. وتنص على أنه لا يمكن إعطاء المراجع وظائف رقابية دون توفير الوسائل اللازمة لتنفيذها. كما يجب عدم إصدار أي شيء إضافي لن يتم استخدامه في نشاط العمل.
- مبدأ الإبلاغ عن الانحرافات في الوقت المناسب. ويقول إن أي معلومات إضافية يتم الكشف عنها خلال الفترة التي يتم فيها إجراء التدقيق الداخلي يجب نقلها إلى رابط الإدارة في أسرع وقت ممكن. إذا لم يتم استيفاء هذا المطلب وتفاقمت الانحرافات غير المرغوب فيها ، فسيتم فقد معنى السيطرة.
- مبدأ المراسلات بين الأنظمة المدارة والأنظمة الحاكمة. تنص على أن نظام التحكم يجب أن يكون مرنًا بما يكفي للسماح بالتحقق الفعال والكافي من البيانات.
- مبدأ التعقيد. تنص على أن الرقابة الداخلية الكاملة والمراجعة يجب أن تغطي أشياء من أنواع مختلفة.
- مبدأ فصل الواجبات. ينص على تقسيم الوظائف بين المتخصصين بطريقة تقلل من إساءة استخدام السلطة ولا تسمح للأفراد بإخفاء الحقائق الإشكالية.
- مبدأ الموافقة والإذن. وينص على ضمان التنسيق الرسمي لجميع العمليات المالية والاقتصادية الجارية من قبل المسؤولين المعنيين في حدود سلطاتهم.
المتطلبات الأساسية للنجاح
لقد غطينا التدقيق الداخلي جيدًا بالفعل. الصفات المطلوبة لرفع مستوى الكفاءة هي:
- دعوى انتهاك. ينص على الحاجة إلى خلق ظروف محددة تضع المنظمة أو موظفيها (مجموعتهم) في وضع غير مؤات وتحفز على القضاء على الانحرافات.
- تجنب التركيز المفرط للضوابط الأساسية على شخص واحد مما قد يؤدي إلى الإبلاغ الخاطئ و / أو إساءة المعاملة.
- تتطلب مصلحة الإدارة. يجب ضمان التعاون العادل والمتبادل بين مسؤولي الرقابة والإدارة.
- متطلبات ملاءمة (قبول) منهجية الرقابة الداخلية. ينص على أن الأهداف والغايات يجب أن تكون عقلانية وسريعة ، وكذلك توزيع الوظائف المؤداة.
- الطلب على التحسين والتطوير المستمر. بمرور الوقت ، حتى الأساليب الأكثر تقدمًا تصبح قديمة. لذلك يجب أن يكون النظام مرنًا ومتكيفًا مع المهام الجديدة حتى مع التعديلات.
- متطلبات الأولوية. يجب ألا يصرف التحكم في العمليات الصغيرة عن المهام المهمة حقًا.
- استبعاد خطوات التحكم غير الضرورية. من الضروري تنظيم الأنشطة بشكل عقلاني ، دون إنفاق أموال وعمالة إضافية.
- متطلبات مسؤولية واحدة. يجب أن يكون طلب العمل والمراقبة من مركز واحد (فرد أو مجموعة محددة).
- متطلبات التنظيم. تعتمد فعالية نظام الرقابة الداخلية بشكل مباشر على ماهية وعدد المشكلات التي تم توقعها بواسطة الوثائق التنظيمية.
- متطلبات الاستبدال الوظيفي المحتمل. إذا انسحب أحد كيانات الرقابة الداخلية مؤقتًا من عملية المراجعة ، فلا ينبغي أن يؤثر ذلك سلبًا على الإجراءات أو يقطع الأنشطة.
في الكفاءة والفعالية
عند مقارنة التدقيق الداخلي والخارجي ، يتشكل معسكرين مهمين ، لكل منهما رؤيته الخاصة لما هو أكثر ملاءمة. إنهم يدعمون مواقفهم بحجج قوية إلى حد ما. وبالتالي ، يمكن أن يعتمد التدقيق الداخلي الجيد على المعرفة بالآليات الداخلية في المنظمة وتحديد العديد من النقاط التي يحتمل أن تكون خطرة أو واعدة ، بينما تسمح مشاركة المتخصصين الخارجيين بتقليل التعاطف الشخصي وضمان حيادية التدقيق. بشكل عام ، تتخذ كل منظمة ، حسب الظروف ، قرارًا مستقلاً بشأن أي خدمات تستخدم ، لكن الأمر متروك للمديرين لتحسين نتيجة عملهم.
كيف تحسن اداء الرقابة الداخلية
نريد جميعًا المزيد بموارد أقل. هل يمكن النظر في عملية التدقيق الداخلي وزيادة فعاليتها؟ تمامًا. ما الذي يجب القيام به من أجل هذا؟ أبسط خيار هو تطوير القواعد الأخلاقية والمعايير المهنية. إذا كانت كافية ، فإن أحد مراعاتها سيسمح بتحقيق جودة عالية من العمل.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الإدارة العليا مراجعة نظام الرقابة الداخلية بشكل دوري. ماذا يجب أن يفعل المفتشون؟ ما هي صورتهم المثالية؟ يعمل معهد المدققين الداخليين في الولايات المتحدة منذ عام 1941. في الاتحاد الروسي ، بدأ هذا الهيكل للتو في الظهور ، لذلك نستخدم خبرة الزملاء الأجانب. معهد المدققين الداخليينأصدر عددًا من مستندات التوصية ، حيث يكون الرهان الرئيسي على:
- الاستقلال. إن الأداء الحيادي لواجباتهم والتعبير عن أحكام موضوعية ضمني. في نفس الوقت لا تحتاج إلى الاعتماد على أحكام الزملاء
- الموضوعية. هذه النقطة تتبع مباشرة من السابقة. تتطلب الموضوعية أن يتم العمل بمهارة ونزاهة. عند تجميع تقرير ، يجب على المتخصص أن يفصل بوضوح الحقيقة عن التكهنات.
- الولاء. هذا يعني أن المدققين الداخليين يجب ألا ينخرطوا عن عمد في أنشطة غير لائقة أو غير قانونية يمكن أن تؤدي إلى تشويه مصداقية النتائج.
- المسؤولية. من المفترض أن يقوم الأخصائي بأداء العمل فقط في حدود قدراته وكفاءته المهنية. كما يجب أن يحاسب على أفعاله
- الخصوصية. يجب توخي الحذر في استخدام المعلومات التي يتم الوصول إليها أثناء العمل.
المثال الأخير
هذه نهاية المقال. لقد نظرنا بالفعل في ماهية عمليات التدقيق الداخلي. مثال سيعزز المعرفة المكتسبة. لنفترض أن لدينا هيكل تجاري. فجأة ، بدأ انخفاض في الإيرادات ، على الرغم من أن عبء العمل ودوران لم يتغير. لمعرفة السبب ، يبدأ التدقيق المالي الداخلي. في البداية ، هناك معرفة بالوثائق التي تصف حركة الأموال ،العمليات وما شابه. يتم دراسة صحة التصميم وعدم وجود علامات التزوير. إذا لم يتم العثور في هذه الحالة على أي شيء مشبوه ، ينتقل التدقيق المالي الداخلي إلى مرحلة التوفيق بين الوضع الحقيقي والوضع المعروض في الوثائق. على سبيل المثال ، يتحقق في المستودع مما إذا كانت المواد المشار إليها ، والفراغات ، وقطع المعدات موجودة بالفعل. يتم الاهتمام أيضًا بالمواد الاستهلاكية. لذلك ، إذا قطعت سيارة واحدة 100 كيلومتر في اليوم وتمكنت في نفس الوقت من إنفاق 50 لترًا من البنزين ، فيجب أن يكون هذا مريبًا. من الضروري دراسة جميع الجوانب المحتملة لحدوث النقص والهدر والسرقة بعناية. عند الانتهاء من التدقيق الداخلي ، يجب تقديم الوثائق على الفور إلى الإدارة العليا لمنع تفاقم المشكلات المحددة ولتيسير اعتماد الإجراءات التصحيحية السريعة المناسبة.
